Rollout – (k)eine unangenehme Überraschung
Die Einführung neuer Software und Systeme gehört heute in digital agierenden Unternehmen zum Alltag. Sie ist ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung von Unternehmen. Dennoch sind diese Projekte oft mit viel Stress und Aufwand verbunden, da es sich häufig um große Entwicklungsprojekte handelt, die komplexe technische Konstruktionen beinhalten. Und obwohl diese Neuerungen dazu beitragen sollen, Prozesse zu verbessern und die Effektivität zu erhöhen, ist der Rollout der Software und Systeme immer wieder mit ähnlichen Problemen verbunden.
In diesem Artikel sind die vier häufigsten Herausforderungen aus zahlreichen Projekten gesammelt und inklusive wertvoller Tipps zusammengefasst. Wer sich dazu entscheidet, ein neues Programm einzuführen, sollte auf diese Herausforderungen auf jeden Fall gut vorbereitet sein:
1) Lösen Sie den Widerstand gegen Veränderung
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung neuer Technologien oder Prozesse ist der Widerstand gegen Veränderungen. Mitarbeitende befürchten negative Auswirkungen auf ihre Arbeit, verspüren womöglich sogar Existenzängste und fühlen sich nicht informiert und involviert.
TIPP: Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, eine offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden zu führen, um sie über die Änderungen zu informieren und zu erklären, warum diese notwendig sind. Veranstaltungen und Schulungsprogramme tragen dazu bei, Mitarbeitende auf die Änderungen vorzubereiten und sie bei der Integration der Neuerungen in ihre tägliche Arbeit zu unterstützen. Aus unserer Erfahrung helfen beispielweise regelmäßige Termine zum Austausch über den Projektfortschritt dabei, alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand zu halten.
Ein weiterer Vorteil: Sollte es doch einmal zu ernsthaften Bedenken kommen, haben alle Beteiligten die Möglichkeit, diese direkt anzusprechen. So können spätere Stolpersteine im Rollout vermieden werden.
2) Beugen Sie mangelnder Vorbereitung vor
Leider sind Rollouts oft erheblich schlechter vorbereitet als die Softwareauswahl oder die erste Implementierung. Die Größenordnung und der Aufwand des Rollouts werden allzu häufig falsch kalkuliert oder gar nicht erst eingeschätzt. Dies führt dazu, dass nicht genügend Ressourcen bereitgestellt werden, um das Projekt in den operativen Betrieb sowie in andere Unternehmensbereiche oder Märkte zu transferieren.
TIPP: In der Regel beginnt der Prozess mit der Planung des Rollouts. Sorgen Sie für einen detaillierten Plan, der alle Phasen des Rollouts umfasst und sicherstellt, dass alle notwendigen Ressourcen vorhanden sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Unternehmensleitung muss dafür Sorge tragen, dass das Projektteam seine Ziele und Prioritäten genau kennt und weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist es außerdem, eine detaillierte Liste aller zu erledigenden Aufgaben auszuformulieren sowie die benötigten Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
Planen Sie die einzelnen Schritte im Rollout so genau wie möglich und lassen Sie sich von Ihrem Projektteam beraten, wenn es um Details geht. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihr Gesamtprojekt gut vorbereitet ist und in der späteren Durchführung nicht von vorhersehbaren Engpässen blockiert wird.
3) Managen Sie frühzeitig die fehlende Unterstützung von Entscheidungsträgern
Ein weiteres Problem bei Rollout-Prozessen kann darin bestehen, dass Entscheidungsträger nicht ausreichend unterstützen oder an dem Projekt beteiligt sind. Sicher, auch das tägliche operative Geschäft kommt nie zum Stillstand und laufende Arbeiten müssen parallel fortgesetzt werden, was die Zeit und Kapazität der Mitarbeitenden am Rollout minimiert. Das kann jedoch so weit führen, dass das Projekt nicht die notwendige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhält, die es benötigt, um erfolgreich zu sein.
TIPP: Es ist entscheidend, das Management frühzeitig in den Rollout-Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass auch die Beteiligten aus der Führungsebene die Bedeutung des Projekts verstehen und vollständig unterstützen. Das Management sollte eine Reihe von Vorteilen aufgezeigt bekommen, die mit dem Rollout einhergehen und anhand derer sich direkte Verbesserungen von bestehenden Prozessen erkennen lassen. Dies kann zum Beispiel eine erfolgreichere Kommunikation innerhalb des Unternehmens sein oder neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden.
Im Idealfall geben Sie dem Management die Möglichkeit, sich mit den Plänen für den Rollout vertraut zu machen und Anregungen zu geben, um eine Unterstützung der Entscheidungsträger von Anfang an sicherzustellen.
4) Kommen Sie unzureichender Projektfortschrittsmessung zuvor
Wie bei jedem Projekt führt eine unzureichende Fortschrittsmessung der Ergebnisse zu Kontrollverlust. Ohne angemessene Kontrollmechanismen bleiben Probleme im Zusammenhang mit dem Verlauf des Rollouts unerkannt und das Projekt wird nicht die erwarteten Ergebnisse erzielen.
TIPP: Stellen Sie sicher, dass Sie klare Ziele und Metriken definieren und turnusgemäß überwachen, um zu gewährleisten, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Dazu gehört auch ein regelmäßiges Risikomanagement.
Generell stellen Rollouts eine große Herausforderung dar, aber mit einer gründlichen Vorbereitung, guter Planung und einer sorgfältigen Umsetzung können die auftretenden Hürden gemeistert werden, ohne ins Straucheln zu geraten. So kann am Ende ein enormes Potenzial für Ihr Unternehmen ausgeschöpft werden.