Jürgen Bauer, Leiter Data Management, Digital Business & Transformation bei WAREMA Renkhoff SE, erklärt im Interview, welche Beiträge und Mehrwerte die Xtentio GmbH bei der Einführung eines PIM-Systems bei WAREMA Renkhoff SE liefern konnte.
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Herr Bauer, Sie haben in den vergangenen Jahren gemeinsam mit der Xtentio Ihr Produkt-informations-Management auf ein neues Level gebracht. Wie kam es dazu?
Jürgen Bauer: Im Laufe des Jahres 2016 zeichnete sich ab, dass WAREMA Anstrengungen unternehmen muss, um digital am Ball zu bleiben und damit auch weiterhin als Marktführer für technische Sonnenschutzprodukte wahrgenommen wird. Es war bereits erkennbar, dass die Kundenkommunikation überprüft und die Verteilung von Produktinformationen auf die vorhandene Applikations- und IT-Landschaft neu justiert werden musste.
Es galt, gewachsene und liebgewonnene Strukturen, sowohl in Produktmanagement und Marketing als auch bei internen Prozessen, behutsam, aber konsequent auf die Zukunft auszurichten.
Wie war denn die Situation vor dem Projekt? Haben Sie ein Beispiel?
J. B.: Die WAREMA Renkhoff SE entwickelt, produziert und vertreibt Sonnenschutzlösungen und Steuerungssysteme an elf Standorten weltweit und exportiert in über 45 Länder. Unser Produktportfolio wird, gemessen in Printkatalogen, auf 2.000 Seiten in fünf Hauptkatalogen dem Kundenmarkt angeboten.
Die Kataloge wurden weitgehend manuell durch externe Dienstleister in Deutsch und allen erforderlichen Fremdsprachen produziert. Ein sehr aufwendiger, zeitfressender und kostenintensiver Prozess.
“Stück für Stück hat uns Xtentio durch die Anfangsphase der Transformation in das agile Projektvorgehen geführt.”
Jürgen Bauer, Leiter Data Management der WAREMA Renkhoff SE
Die Katalogproduktion war also zu diesem Zeitpunkt noch nicht automatisiert – die Technologie dazu gibt es aber schon lange. Es lag also auf der Hand, ein PIM-System einzuführen. Gab es weitere Herausforderungen, vor denen Sie damals standen?
J. B.: Wir bei WAREMA hatten uns in den jeweiligen Abteilungen unsere manuellen Prozessschritte so eingerichtet, dass alles funktioniert. Der Aufwand hat allerdings in den vergangenen Jahren stark zugenommen, vor allem mit jedem weiteren Medienkanal wie Apps, WEB, bei denen Produktinformationen erforderlich waren und in den einzelnen Datensilos redundant gepflegt werden mussten.
Dass sich etwas ändern musste, war also klar. Wie kam es dann zur Zusammenarbeit mit der Xtentio?
J. B.: Wir wussten ja schon ungefähr, wohin wir wollten und dass wir dazu ein PIM-System brauchten. Aber es fehlte noch ein Partner, der umfangreiche Erfahrung mitbringt, ähnliche Vorhaben erfolgreich umgesetzt hat und die WAREMA schlussendlich an die Hand nimmt, führt und begleitet.
Das klingt nach einem langfristigen Plan. Wie sind Sie dann gemeinsam vorgegangen?
J. B.: Die Zusammenarbeit mit der Xtentio begann mit einer sogenannten ISCM-Analyse und -Handlungsempfehlung.
In diesem Mandat wurde uns sozusagen offengelegt, an welchem Punkt wir stehen, was zu tun wäre, welche Risiken und Kosten damit verbunden und welche Aufwendungen, sowohl intern wie extern, anzusetzen sind, um unser Vorhaben „PIM“ mit einem Zeithorizont von circa drei Jahren, also bis 2020, umzusetzen.
Übertragen können Sie sich das in etwa so vorstellen: Sie gehen zum Arzt, weil Sie sich nicht so fit fühlen. Der Arzt macht bei Ihnen eine Anamnese und diagnostiziert in einem Befund, was die Ursachen für das Unwohlsein sind. Mit dem Therapievorschlag empfiehlt er, was sie tun sollten, um Besserung zu erreichen.
War es so schlimm?
J. B.: Na ja, geahnt hatten wir es schon, aber es schwarz auf weiß zu lesen und von anerkannten Experten die Einschätzung zu hören, ist dann doch noch mal etwas anderes.
Spannend, wie ging es weiter?
J. B.: Nachdem die Maßnahmenpakte identifiziert waren, die ersten Projektpläne auf dem Tisch lagen und wir Arbeitsgruppen gebildet hatten, begann eine intensive Zeit, Anwendungsfälle konkret zu identifizieren.
Wir haben sehr frühzeitig erkannt, dass es nicht nur darum geht, ein PIM-System einzuführen und die Katalogautomatisierung umzusetzen. Es musste viel mehr darum gehen, Abteilungsdenken zu überwinden, Erfolge und Misserfolge in der Projektarbeit darzulegen, neue Sollprozesse zu definieren, ein professionelles Konfliktmanagement zu etablieren, kurz, einen Change im Unternehmen zu managen.
“Xtentio hat es geschafft, agile Methoden bei uns im Haus nicht nur einzuführen, sondern auch nachhaltig zu etablieren. Seitdem arbeiten wir auch in vielen anderen Projekten agil.”
Jürgen Bauer, Leiter Data Management der WAREMA Renkhoff SE
Für so ein umfangreiches und komplexes Vorhaben dürfte sich eine agile Vorgehensweise angeboten haben?
J. B.: Im Nachhinein kann ich das eindeutig mit „Ja“ beantworten. Zu Beginn waren wir weit davon entfernt, agil zu denken. An dieser Stelle kann ich nur ausdrücklich den wirklich kompetenten Mitarbeitern von Xtentio Dank sagen. Sie haben es geschafft, agile Methoden bei uns im Haus nicht nur einzuführen, sondern auch nachhaltig zu etablieren. Seitdem arbeiten wir auch in vielen weiteren Projekten „agil“.
Und wie ging es nach dem Projekt weiter?
J. B.: Wir haben drei Jahre lang intensiv mit einem kleinen Team der Xtentio zusammengearbeitet. Es entstanden umfangreiche Fachkonzepte, ein PIM/MAM-System wurde ausgewählt und eingeführt, Schnittstellen neu aufgesetzt, neue Prozesse eingeführt, die Aufbauorganisation neu ausgerichtet, umfangreiche Seminare und Workshops zu modernen, agilen Methoden organisiert, neue Technologien hierzu eingeführt und vieles, vieles mehr. Stück für Stück hat uns Xtentio durch die Anfangsphase der Transformation in das agile Projektvorgehen geführt.
Nachdem wir das PIM/MAM-System ausgewählt, aufgesetzt und eingeführt hatten, es also in der Linienorganisation angekommen war und die initiale Befüllung stattgefunden hatte, war der Auftrag der Xtentio erfolgreich umgesetzt, und wir konnten alleine weitermachen. So war es auch von Anfang an vereinbart.
Mit dem Start des Linienbetriebs zieht sich die Xtentio ganz bewusst wieder raus, und der Kunde kann das Ruder selbst übernehmen. Übrigens ist es auch gelungen, einen zufriedenstellenden ROI nachzuweisen.
Wenn Sie, Herr Bauer, heute auf die WAREMA schauen, hat sich das Digital Maturity Level erhöht?
J. B.: Das kann ich eindeutig und mit voller Überzeugung mit „Ja“ beantworten.
Wir sind heute in der Lage, unterschiedlichsten Kundengruppen ihren Bedürfnissen entsprechend schnell und zuverlässig korrekte und vollständige Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Neben der Außendarstellung und -wahrnehmung durch unsere Kunden haben wir gleichzeitig die internen Werteketten der sogenannten Information Supply Chain nachhaltig optimiert.
Was wünschen Sie sich für die Zukunft?
J. B.: Wir sind im Jahr 2021. Viele Themen stehen noch auf unserer Liste. Aktuell beschäftigen wir uns mit dem Ausbau unserer Digital Services.
Dabei wird das nun vorhandene PIM-System, aber auch weitere Systeme unserer IT-Infrastruktur, als wichtige Datenquelle fungieren und Nutzen stiften. Darüber hinaus werden wir uns im Sinne der Digitalisierungsstrategie weiterentwickeln und zum Beispiel die Prozessketten von und zum Kunden weiter ausbauen.
Herr Bauer, wir danken ganz herzlich für das interessante Gespräch. //
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