Mit Product Information Management können Unternehmen granulare Produktinformationen vorhalten und so – je nach Kundenzielgruppe und Kommunikationskanal – individuell den Kunden ansprechen. Kunden können so gezielter angesprochen und mit relevanten Produktinformationen versorgt werden, was schließlich zu höheren Conversion Rates und mehr Umsatz führt.

Inkonsistenzen in Produktinformationen sorgen immer wieder für hohe Abbruchraten in den Customer Journeys vieler Unternehmen. Durch die Vielzahl an Touchpoints (z. B. E-Mail-Newsletter, Social-Media-Post, Online-Shops) kommt ein Kunde mehrfach mit den Produktinformationen in Berührung, bevor eine Kaufentscheidung gefällt wird. Mit PIM verhindern Unternehmen Medienbrüche und verschiedene Datenstände entlang der Customer Journey, sodass Kunden eine nahtlose Customer Experience genießen.

Mit PIM stellen Unternehmen die Dimensionen der Datenqualität (Konsistenz, Korrektheit, Aktualität, Vollständigkeit, Relevanz, Verständlichkeit) sicher. Ein PIM-System leitet dabei die Produktinformationen an angebundene Kunden-Touchpoint-Systeme (z. B. E-Mail-Marketing-Systeme, Social-Media-Management-Systeme, Content-Management-Systeme) aus und sorgt so für eine konsistente Produktdarstellung entlang der gesamten Customer Journey. Der Kunde erhält damit bereits vor dem Kauf einen realistischen und vollständigen Eindruck vom Produkt. Kosten- und Aufwandtreiber wie Fehlbestellungen, Servicefälle und Retouren können dadurch signifikant reduziert werden.

Historisch liegen Produktdaten oftmals verteilt in verschiedenen Systemen (z. B. ERP-System, CMS-System, InDesign-Dateien von Print-Werbemitteln), wodurch unterschiedliche Datenstände verursacht werden. Hinzu kommt, dass Stakeholder immense Suchkosten aufwenden müssen, um an die benötigten Produktinformationen zu gelangen.

Mit einem PIM-System werden Produktinformationen erstmalig in Unternehmen zentral zusammengeführt und für relevante Stakeholder zugänglich gemacht. An diesem sogenannten „single point of truth“ entsteht ein vollständiges und aktuelles, digitales Abbild des physischen Produkts. Marketing, Vertrieb und Service greifen für ihre jeweiligen Anwendungsfälle dank PIM ohne Suchkosten auf den aktuellen Datensatz zu.

Die Markteinführung neuer Produkte ist häufig verbunden mit aufwendigen Product Launches, die Entwicklungs-, Marketing- und Vertriebsteams mehrere Monate komplett auslasten können. In unzähligen, unkoordinierten Abstimmungsrunden, E-Mails und Office-Dokumenten werden Datenstände ausgetauscht, Werbematerialien je Kanal erzeugt und in Feedbackschleifen korrigiert, bis schließlich das neue Produkt endlich auf der Messe oder im Online-Shop präsentiert werden kann.

PIM als unternehmensweite Disziplin sorgt endlich für einen durchgängigen Produktdaten-Management-Workflow. Der Prozess umfasst die Entstehung des Produkts in der Entwicklung, die werbeorientierte Aufbereitung im Marketing, die Lokalisierung und Übersetzung des Produkts für andere Länder sowie die Bereitstellung an Verkaufs- und Servicekanälen. Ein solcher PIM-Workflow sorgt für fest definierte Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen und beschleunigt damit Produkteinführungen und Internationalisierung.

Mehrstufige Vertriebswege und das Aufkommen von Online-Marktplätzen machen die Aufbereitung und Bereitstellung von Produktinformationen zur Pflichtdisziplin. Bislang werden Händler, Online-Shops und Marktplätze häufig händisch mit Produktdaten versorgt. Ganze Teams verbringen viel Zeit und betreiben hohen Aufwand beim Aufbereiten, Transformieren und Bereitstellen von Produktinformationen für die verschiedenen Stakeholder. Häufig ist dabei Excel das Tool der Wahl.

PIM-Systeme erlauben, je Zielkanal (z. B. Händler, Marktplatz) eine eigene Ausgabestruktur zu verwalten und die benötigten Sortimente, Produktdaten und Datentransformationen direkt vorzuhalten. Unternehmen haben damit die volle Transparenz über extern bereitgestellte Produktdaten und zudem die Möglichkeit, neue Kanäle, Händler und Marktplätze deutlich schneller anzubinden.