Die EinfĂŒhrung neuer Softwaresysteme wie ERP, CRM oder PIM ist stets mit groĂem Aufwand verbunden. Unternehmen stehen hĂ€ufig vor der Herausforderung, mit den bestehenden personellen KapazitĂ€ten die Anforderungsanalyse, Softwareauswahl und letztlich die spĂ€tere SystemeinfĂŒhrung zu stemmen. Klar aber ist: Die EinfĂŒhrung solcher neuen Lösungen ist mit weitreichenden Chancen verknĂŒpft. So auch diese Kundenstory.
Projekt-Review mit Steinberg Media Technologies GmbH
Als Partner fĂŒr ganzheitliche digitale Transformation erleben wir tĂ€glich, welche Schritte bei der Implementierung verschiedener Systeme relevant sind, welche Herausforderungen entstehen können und wo der Weg fĂŒr neue, effizientere Vorgehensweise geebnet wird.
Im Projekt-Review mit Steinberg reflektieren wir, wie ein Product Information Management-(PIM-) System die digitale Wertschöpfungskette nachhaltig beeinflusst. Wir zeigen auf, was nach der EinfĂŒhrung des Systems passiert und welche Ideen sich auĂerdem aus der Nutzung eines PIM-Systems ableiten lassen. Dabei interessiert uns besonders, wie integriert das System mittlerweile in Steinbergs Gesamtarchitektur ist und wie nachhaltig die eingefĂŒhrten Datenmodelle und Workflows genutzt werden.
Die Ausgangsbasis â HĂ€ndische Produktpflege ohne Single-Source-of-Truth
Das 1984 als Software-Start-up in Hamburg gegrĂŒndete Unternehmen Steinberg Media Technologies ist heute einer der gröĂten Hersteller von Audio-Software und -Hardware weltweit. Steinbergs Produkte zeichnen sich durch unzĂ€hlige Features aus, die den Kunden gegenĂŒber jedoch erklĂ€rungsbedĂŒrftig sind. Ein zentrales Informationsmanagement ist daher nicht nur hilfreich, sondern essenziell. Bereits daran lieĂ sich die Notwendigkeit einer zentralen Produktdatenquelle erkennen (eine sog. âsingle source of truthâ).
Durch die Internationalisierung des GeschĂ€ftsmodells sind auch fĂŒr Steinberg die Anforderungen an die Verteilung von Produktinformationen gestiegen. So beginnt die Nutzungserfahrung mit einem Produkt aus dem Hause Steinberg jetzt hĂ€ufig bereits mit der Suche im Internet. Ăber den gesamten Produktlebenszyklus hinweg wird der Kunde immer wieder mit unterschiedlichen Informationen versorgt. FĂŒr Steinberg ist hierbei besonders wichtig, dass die QualitĂ€t und AktualitĂ€t der Informationen zu jeder Zeit punktgenau auf die BedĂŒrfnisse des Kunden abgestimmt und konsistent sind.
Vor der EinfĂŒhrung eines PIM-Systems fand bei Steinberg die Produktdatenpflege in erster Linie im Content Management System (CMS) der Website statt. Dies bedeutete nicht nur einen enormen manuellen Aufwand fĂŒr die Anlage jedes neuen Produkts, sondern hatte auĂerdem den Nachteil, dass die Produktdaten ausschlieĂlich fĂŒr die Website verwendet werden konnten.
Ein zentrales Management der Produktinformationen war damit nicht möglich. Auch eine Verteilung und Nutzung der Informationen fĂŒr andere KanĂ€le und Plattformen lieĂ dieses Vorgehen nicht zu. Stattdessen mussten alle Informationen rund um das Produkt einzeln herausgesucht, kopiert, aufbereitet und verteilt werden â und das je Verkaufskanal (z. B. Newsletter, Fachhandel). Grund genug, sich daher fĂŒr die EinfĂŒhrung eines PIM-Systems zu entscheiden.
Doch was steckt hinter PIM und was kann ein PIM-System wirklich?
Ein Product Information Management (PIM) System ist Enabler auf vielen Ebenen. Das System ermöglicht zum einen die zentrale Produktpflege, was die Arbeit der Produktmanager deutlich erleichtert. Zudem schaffen Unternehmen dadurch eine Single-Source-of-Truth, also eine ĂŒbergeordnete Quelle umfassender Produktdaten und groĂer DatensĂ€tze.
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Auch können neben den Produktdaten wie Beschreibungen, Merkmalen oder MaĂen auch direkt verfĂŒgbare Verbindungen zu anderen Produkten, zu Zubehör, Ersatzteilen oder sogar zu Medien wie Bildern, ErklĂ€rvideos oder Downloads hinterlegt werden.
Diese vielschichtige Einordnung der Produkte ermöglicht einen systematischen Zugriff auf alle relevanten Produktinformationen und macht diese fĂŒr verschiedene KanĂ€le und Plattformen direkt nutzbar. Rollen und Rechte, Zugang zu Ăbersetzungen und Auswertungen von Produktdaten (âData Governance) können im PIM unter anderem individuell gesteuert werden.
Steinberg geht den Weg zur Single-Source-of-Truth mit PIM
Um von den Vorteilen eines PIM-Systems zu profitieren, entschied sich Steinberg zuerst zu einer Analyse- und Handlungsempfehlung der Information Supply Chain (ISCM) im Unternehmen gemeinsam mit Xtentio. Die Betrachtung aller Prozesse, Systeme und Stakeholder rund um Produktdaten hilft dabei, festzustellen, welche MaĂnahmen nötig sind, um IT-Systeme und die darin abgebildeten Daten und Schnittstellen optimal mit Prozessen und Menschen zu vereinen.
Die Analyse lieĂ deutlich werden, dass Steinbergs Produktlandschaft vorab in einem neuen, einheitlichen und globalen Produktdatenmodell dargestellt werden sollte, um den Umfang der zugrunde liegenden Daten und deren Relationen sichtbar zu machen. Basierend auf diesem Modell und weiterer funktionaler Anforderungen, begann die Evaluation verschiedener Softwarelösungen. Xtentios Methodik der Softwareauswahl sorgte auch hier dafĂŒr, dass die funktional und kaufmĂ€nnisch optimale Lösung gefunden wurde â und das zu 100 % unabhĂ€ngig von Softwareherstellern. Besonders die strukturierte Vorgehensweise von Xtentio, die Basis dafĂŒr zu schaffen, um das groĂe Ziel Schritt fĂŒr Schritt zu erreichen, wurde von allen Projektbeteiligten sehr geschĂ€tzt. FĂŒr Steinberg war es entscheidend, losgelöst von Produkten zu denken und neue Anforderungen systematisch und Produkt-agnostisch anzugehen.
Auch nach Auswahl der passenden Softwarelösung setzte sich die Zusammenarbeit mit Xtentio bei der tatsĂ€chlichen EinfĂŒhrung des PIM-Systems fort. Eine externe Partei als Partner an der Seite zu haben, ermöglichte es Steinberg, einzelne Tasks abzugeben, den Fokus nicht zu verlieren und Schemata frei von vorherigen Strukturen akribisch und gewinnbringend auszuarbeiten.
Zudem wurden durch die neutrale Betrachtung alle relevanten Parteien unternehmensweit mit einbezogen, und ZustĂ€ndigkeiten konnten abteilungsĂŒbergreifend klar definiert werden. Xtentio ĂŒbernahm dabei das Projektmanagement und war auch wĂ€hrend der Umsetzung fachlicher Sparringspartner fĂŒr Steinberg und den Softwareintegrator.
âDie EinfĂŒhrung des PIM und letztendlich des Produktdatenmodells ist fĂŒr mich persönlich und aus Unternehmensperspektive eine der zentralen Entscheidungen und Handlungen der letzten Jahre gewesen. Das Ganze hat einen so groĂen Wert, dass man das eigentlich nur unterschĂ€tzen kann.â                              Daniel Röper, Director Digital Unit bei Steinberg
Der Projektabschluss ebnet den Weg fĂŒr neue Möglichkeiten
Heute bildet Steinberg Produkte im PIM-System hierarchisch ab â beispielsweise ĂŒber Familien und Generationen, denen dann in Form von Attributen verschiedene Beschreibungen und Medien zugeordnet werden. Durch das System werden verschiedenste Informationen direkt am Produkt sichtbar. So zum Beispiel der Product Life Cycle Schedule â ein Zeitplan, der Auskunft ĂŒber Produktupdates und Weiterentwicklungen gibt. Auch Konfigurationsdaten fĂŒr verschiedene Systeme, artikelbezogene Beschreibungen ĂŒber Produktnutzen und Features bis hin zu Möglichkeiten des Produktvergleichs auf einer Ăbersichtebene sind nun ganz einfach machbar. SelbstverstĂ€ndlich wurde auch eine direkte Anbindung des Systems an die Website umgesetzt, sodass Steinbergs Kunden weltweit von aktuellen, konsistenten Produktinformationen profitieren. Heute bilden das PIM-System und das dort hinterlegte Produktdatenmodell zudem die Basis fĂŒr viele weitere Use Cases â zum Beispiel fĂŒr die Analyse und Auswertung von Shop-UmsĂ€tzen und fĂŒr das Lizenz-Management.
âIch bin beeindruckt, wie nachhaltig dieses Projekt war und dass selbst nach acht Jahren das Fundament, welches wir damals geschaffen haben, immer noch die Basis fĂŒr ihr GeschĂ€ftsmodell ist.â                                             Marco Hoff, Senior Consultant bei Xtentio
Durch den umfassenden Nutzen spielt das PIM mittlerweile eine sehr bedeutende Rolle in der Systemarchitektur von Steinberg. Die geschaffene Basisstruktur hilft heute bei verschiedensten Projekten, wie beispielsweise der Kategorisierung von Business Intelligence-Daten. Nicht umsonst bezeichnet Steinberg das Produktdatenmodell als âGift that keeps on givingâ.
Die einzelnen Puzzleteile, die vorher im ganzen Unternehmen verstreut lagen, sind jetzt an ihren Platz gebracht. FĂŒr Steinberg geht es im nĂ€chsten Schritt darum, die GeschĂ€fts- und Sortimentsstrategie weiterzuentwickeln. Man will auĂerdem noch besser verstehen, wie der Kunde agiert, um das Zielgruppenmanagement unternehmensweit zu verbessern. Besonders das E-Commerce-GeschĂ€ft steht hierbei im Fokus und bietet groĂes Potenzial. Das PIM-System schafft hierfĂŒr eine elementare Basis und wird auch in Zukunft einen âkey enablerâ darstellen.
Video: Warum ein PIM-System das zentrale Element der Datenlieferkette ist
PIM-Experte und CEO der Xtentio Thomas Lucas-NĂŒlle erklĂ€rt im dreiteiligen B2B-Experts-Talk mit Michael Haufler, warum sich ein Product Information Management System lohnt und wie Hersteller und HĂ€ndler von Klassifikationssystemen wie ETIM profitieren können.