Wissensmanagement ist ein Schlüsselelement für Wachstum und Innovation in Unternehmen. Wir befinden uns in einer Ära, in der Informationen schneller fließen denn je und in der die Bedeutung von Wissen für den Erfolg von Unternehmen unbestreitbar ist. Mit fortschreitender Digitalisierung und nahezu uneingeschränktem Zugang zu unzähligen Wissensquellen wird exklusives Wissen immer wichtiger, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Somit gewinnt auch das effektive Management dieses wertvollen Gutes zunehmend an Bedeutung.
- Unternehmen profitieren enorm von effektivem Wissensmanagement.
Doch wie ist nachhaltiges Wissensmanagement aufgebaut? Was gibt es bei Informationsmanagementsystemen zu beachten? Und wie kann Wissensaustausch strategisch genutzt werden, um Ihr Business in ein wissensbasiertes Unternehmen zu verwandeln? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement meint die systematische Sammlung, Verteilung und Anwendung von Wissen innerhalb einer Organisation. Es hilft, Informationen effizient zu teilen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Es umfasst eine Vielzahl von Prozessen, die sicherstellen, dass Wissen beschafft, erfasst, gespeichert, abgerufen, ausgetauscht, entwickelt und für die Entscheidungsfindung genutzt wird. Von der Beschaffung von Wissen über den Austausch mit anderen bis hin zur Entwicklung von neuem Wissen – Wissensmanagement ist ein umfassender Ansatz, der eng mit Informationssystemen, Organisationsentwicklung und organisatorischem Lernen verbunden ist.
Wie kann Wissensmanagement im Unternehmen erreicht werden?
Ein effektiver Wissensaustausch kann durch verschiedene Methoden erreicht werden, beispielsweise durch Schulungen, Meetings oder spezielle Software. Daneben fördert es die Zusammenarbeit und verbessert die Problem- und Konfliktlösung. Daher sollte jedes Unternehmen Wissensmanagement als einen strategischen Ansatz betrachten und die organisatorischen Rahmenbedingungen hierfür schaffen.
Drei Schlüssel zur optimalen Nutzung von Unternehmenswissen
1) Die Definition einer klaren Strategie für Wissensmanagement. Wissen muss, wie jede andere Ressource auch, gemanagt werden – inklusive des Zeitaufwands der Beschaffung und der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Daher ist es entscheidend, Ziele zu setzen und die erforderlichen Ressourcen zu identifizieren.
- Legen Sie eine verantwortliche Stelle fest: Ohne eine klare Zuständigkeit zum Wissensmanagement erfährt das Thema meist keine Priorisierung im Arbeitsalltag. Es empfiehlt sich daher, eine verantwortliche Stelle – sei es eine klassische Abteilung, eine Personengruppe oder einen Arbeitskreis – zu definieren. Wichtig hierbei: Die verantwortliche Stelle ist nicht für die Erstellung und Nutzung des Wissensmanagements verantwortlich, sondern sorgt für das Management des „Projekts Wissensmanagement“ und die Einhaltung der Qualitätsstandards.
- Fokussieren Sie sich auf internes Wissen: Statt allgemeines, extern verfügbares Wissen zu erfassen, sollten Unternehmen beim Wissensmanagement ihre einzigartigen Mehrwerte erkennen und festhalten. So erhalten Mitarbeiter Zugriff auf spezifisches, hochwertiges Wissen, welches für ihre Arbeit im Unternehmen relevant ist. Es ist daher ratsam, sich auf interne Quellen und Expertenwissen zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass das genutzte Wissen zuverlässig und relevant ist.
- Schaffen Sie Verständnis und unternehmerische Wertschätzung des Wissensmanagements: Es ist oft schwierig, den Wert von Wissen zu quantifizieren und dessen Nutzung zu fördern. Die Implementierung von Wissensmanagement-Systemen kann erhebliche Investitionen erfordern. Es erfordert Zeit, Ressourcen und Engagement, um ein effektives Wissensmanagement aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Schaffen Sie daher Verständnis und Wertschätzung für die Zeit, die Mitarbeitende in Wissensmanagement investieren – es wird sich lohnen.
2) Die Förderung einer Kultur des Teilens und Lernens. Mitarbeiter müssen ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen und von anderen zu lernen, denn der Widerstand von Mitarbeitern gegen neue Prozesse kann ein Hindernis darstellen. Durch engagierte Teilnahme am Festhalten von Wissen hingegen ist schneller Mehrwert durch die Entstehung eines Wissensmarktes garantiert.
- Sorgen Sie bereits im Onboarding für die Nutzung des Wissensmanagements: Ein effizientes Onboarding ist entscheidend für neue Mitarbeitende. Ein bewährter Tipp hierbei besteht darin, das Onboarding zu dokumentieren und die Aufzeichnungen später wiederverwendbar zu machen. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen bei der Einführung neuer Teammitglieder, sondern stellt auch sicher, dass das Wissen und die Informationen konsistent vermittelt werden. Durch Videos oder Aufzeichnungen erhalten neue Mitarbeitende schnellen Zugriff auf relevantes, internes Wissen.
- Kommunizieren Sie den Anteil eines jeden: Es ist wichtig, zu betonen, dass die Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle im Wissensmanagement spielen. Denn letztendlich liegt das Wissen in ihren Köpfen. Ohne ihre aktive Beteiligung kann das Wissensmanagement nicht lebendig werden. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Mitarbeitende ihr Wissen teilen und den Einstieg neuer Teammitglieder unterstützen.
- Vermeiden Sie doppelte Arbeit: Einige Herausforderungen treten in Unternehmen wiederholt auf. Wieso also nicht die Lösung so dokumentieren, dass andere Teammitglieder sich direkt auf die bereits gefundene Lösung beziehen können, statt sich selbst an die Arbeit zu machen. Ein Weg, dies zu fördern, besteht darin, wertvolles Wissen über vergangene Projekte und Erfahrungen bereitzustellen und zu dokumentieren. So kann unternehmensweit von den Erkenntnissen und Erfahrungen anderer Teams profitiert werden.
3) Die Implementierung eines geeigneten Wissensmanagement-Systems. Das System sollte es einfach machen, Wissen zu erfassen, zu speichern und abzurufen. Schließlich müssen regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass das Wissensmanagement effektiv bleibt.
- Bauen Sie eine effektive Systematik auf: Wenn Mitarbeitende nicht in der Lage sind, benötigte Informationen schnell zu finden, neigen sie dazu, auf die allgemein verfügbare Suche im Internet zurückzugreifen. Dies kann jedoch zu „nur“ allgemeingültigem Wissen führen, das möglicherweise nicht den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein effektives System zu implementieren, das das Auffinden relevanter Inhalte durch die Verwendung von Keywords ermöglicht.
- Achten Sie auf verständliche Formulierungen: Neben der Auffindbarkeit ist auch die Qualität der Inhalte von großer Bedeutung. Eine hohe Qualität wird erreicht, indem präzise und verständliche Formulierungen verwendet werden. Lange Artikel oder umfangreiche Texte können oft schwer zugänglich sein und die Aufmerksamkeit der Leserinnen und Leser verlieren. Es ist daher ratsam, das Wissen in übersichtliche Abschnitte aufzuteilen und mit geeigneten Strukturen zu versehen. Dies erleichtert nicht nur das Verständnis, sondern ermöglicht es dem Team auch, gezielt auf die benötigten Informationen zuzugreifen.
- Sichern Sie Ihre Erfolge durch eine zentrale Wissensdatenbank: Durch die Schaffung einer zentralen Wissensdatenbank, in der Erfahrungen, Best Practices und erfolgreiche Projekte dokumentiert werden, können Antworten auf Fragen wie „Welche Projekte beschäftigten sich bereits mit dem Thema Risikomanagement?“ gefunden werden. Letztendlich bietet zum Beispiel eine Wissensmanagement-Software die Chance, das vorhandene Wissen zu maximieren, die Produktivität zu steigern und die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens zu fördern. Durch die zentrale Speicherung und den einfachen Zugriff auf Informationen können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Teams dabei unterstützen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Die Investition in ein solches System ist daher ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer wissensbasierten Organisation der Zukunft.
Den Wissensfluss im Unternehmen optimieren
Wissensmanagement kann auf fast jeder Ebene eines Unternehmens eingesetzt werden, vom einzelnen Mitarbeitenden bis hin zu ganzen Abteilungen oder Teams. Es kann von Unternehmen eingesetzt werden, die ihre Gesamtleistung und Effizienz verbessern oder im Arbeitsalltag produktiver sein wollen. Wissensmanagement in Unternehmen kann durch die Dokumentation von Arbeitsabläufen, gemeinsame Bibliotheken und eine Showcase mit erfolgreichen Projekten erlebbar werden. Diese Ansätze fördern den Wissensaustausch, nutzen vorhandenes Wissen und steigern den Unternehmenserfolg.