Standardisierung und weitreichende Vorausplanung war und ist häufig noch Grundsatz für Projektplanungen in Unternehmen. Im Zusammenhang mit der digitalen Transformation weicht dieses klassische Vorgehen aber in immer mehr Unternehmensbereichen agilen Methoden. Agilität steht hierbei auch für die Anpassungsfähigkeit und Beweglichkeit von Unternehmen bei der Durchführung vieler gleichzeitiger Projekte. Hierdurch soll flexibel auf Veränderungen im Projekt und dessen Umfeld reagiert werden können, während gleichzeitig die Erreichung der Ziele sichergestellt wird.
Die Ausweitung von digitalen Lösungen, beispielsweise im Produktinformations- oder Kundendatenmanagement, führt dabei häufig zu mehrstufigen miteinander vernetzten Projekten. Um deren Erfolg sicherzustellen, ist ein effektives Projektmanagement von zentraler Bedeutung. Aber welche Methoden helfen wirklich, um Projekte effektiver zu gestalten?
Welche aktuellen Trends zeichnen sich im Projektmanagement ab?
- Agile und hybride Methoden gewinnen weiter an Bedeutung: Unternehmen haben erkannt, dass sie in Projekten auf Veränderungen reagieren müssen. Deshalb haben sich im Projektmanagement agile Methoden immer weiter verbreitet. Kleine, sich selbst organisierende Teams liefern schnellere Ergebnisse, reagieren flexibel und nutzen die Vorteile der vernetzten Arbeitswelt. In vielen Unternehmen treffen agile Projekte dabei allerdings auf ein klassisches Controlling und nicht-agil arbeitende Unternehmensbereiche. Hier gewinnen hybride Methoden an Bedeutung, wenn in diesen Unternehmen ein agiles Vorgehen zum Einsatz kommen soll.
- Anforderungen an Transparenz: Die Vernetzung von Projekten und Vorhaben setzt Kommunikation und Abstimmung bezüglich Planung und Inhalte auch über die Grenzen der Projekte voraus. Die Identifikation von Abhängigkeiten zwischen Projekten und die Aufgabe, eine eigene Planung auf der Basis von Ergebnissen anderer durchführen zu können, benötigen eine hohe Transparenz. Die konsequente Identifikation und das Managen von Abhängigkeiten sind Schlüssel für projektübergreifende Erfolge.
- Planung vs. Agilität: Sowohl agile Methoden als auch hybride Arbeitsumfelder benötigen eine strategische Planung, um langfristig Erfolge zu erzielen. Agile Projektplanungen stellen sicher, dass notwendige Anpassungen schnell umgesetzt werden können, ohne dabei das Timing und übergeordnete Ziel des Projekts zu gefährden. Eine strategische Planung zu Beginn eines neuen Projekts und deren regelmäßiger Review sind allerdings notwendig, damit Projektmanager zu jeder Zeit den Überblick über alle Fortschritte behalten und Ziele auch wirklich erreicht werden können.
Welche drei Prinzipien sind essentiell für Unternehmen, um Projekte effizienter umsetzen können?
“Wichtig ist es, zunächst kleine Schritte einzuleiten und zu lernen, denn Agilität in Projekten lebt auch von Lernzyklen.“
Dirk Wäscher, Head of Project Excellence der Xtentio GmbH
- Transparenz schaffen
Alle Aufgaben eines Projekts, deren Abhängigkeiten und die dafür jeweils zuständigen Personen müssen klar und offen kommuniziert werden. So werden Missverständnisse untereinander vermieden und Aufgaben schneller und effizienter umgesetzt. Virtuelle Online-Kollaboration-Plattformen für Teams (wie z. B Miro) helfen dabei, Zwischenschritte und Ergebnisse für alle Teammitglieder offenzulegen, was wiederum die allgemeine Arbeit erleichtern kann.
- Timeboxen auch für die Ergebnisse
Ein für viele sichtbares Zeichen für einen guten Projektfortschritt sind eingehaltene Termine. Während in vielen Projekten die Veröffentlichung von Ergebnissen verschoben wird, empfiehlt es sich, auch hier mit festen Terminen zu arbeiten und nicht erreichte Ergebnisse nach der nächsten Timebox zu veröffentlichen. Die erreichte zeitliche Verbindlichkeit hilft bei der Einschätzung des Projektfortschritts und der transparenten Darstellung der erreichten Erfolge.
Was ist in Unternehmen zu beachten, die noch ganz am Anfang ihrer „agilen Reise“ stehen?
Große Transformationsprojekte können auf den ersten Blick überfordernd und unmöglich erscheinen. Doch ein Umstieg auf eine agile Projektmethode geht nicht von heute auf morgen.
Wichtig ist es, zunächst kleine Schritte einzuleiten und zu lernen, denn Agilität in Projekten lebt auch von Lernzyklen. Planen Sie für ein neues, kleines Projekt diverse Teams mit einer klaren Rollenverteilung ein und unterteilen Sie die Aufgabe in überschaubare, thematische Einheiten. Sie können dann 14-tägliche Sprint-Meetings einführen, um den aktuellen Status der Zwischenziele zu überprüfen und ggf. Änderungen Ihrer Vorgehensweise vorzunehmen.
Sie werden schnell merken, wie viel effizienter ein Team arbeitet, wenn Aufgaben klar strukturiert sind und die Kommunikation untereinander stimmt. Ist der erste kleine Schritt Richtung Agilität im Unternehmen getan, werden auch Mitarbeiter Gefallen daran finden und weniger Respekt vor diesbezüglichen Veränderungen verspüren.
Wie kann in einem vielschichtigen Projekt der Blick auf „das große Ganze“ sichergestellt werden?
Das FAST Framework for Agile Scaled Teams arbeitet auf mehreren Planungsebenen. So wird zum Beispiel mit Objectives für ein ganzes Jahr gearbeitet, die auf mehrere Seasons verteilt und dann für eine detailliertere Planung auf Sprintebene heruntergebrochen werden. Zudem werden die Projekte auch inhaltlich in parallel arbeitenden Value Streams organisiert. Während diese jeweils für sich selbst verantwortlich sind, wird die Gesamtsicht über gemeinsame Planungsevents für das Year- und Seasonplanning sichergestellt. Die Zusammenhänge auch eines komplexen Projekts werden hier auf den gemeinsamen Planungsboards aufgebaut. So werden Abhängigkeiten und Risiken sichtbar und können gemeinsam gemanagt werden.
Durch den für alle gemeinsamen Rhythmus mit Timeboxen wird die Koordination zwischen den Aufgaben und Zuständigen sichergestellt.
Was ändert sich in der täglichen Arbeit durch die FAST-Methode?
Uns war es schon immer wichtig, bei digitalen Transformationsprojekten möglichst alle betroffenen Bereiche miteinzubeziehen. Bei FAST zieht sich dieser Gedanke durch die verschiedenen Planungsebenen und Projektrollen. Die Verwendung von FAST hat das Zusammenspiel mit Projektbeteiligten aus verschiedenen Bereichen deshalb vereinfacht.
Die Übersicht über den Projektstand und die Möglichkeit, sich selbst mit einzubringen erleichtert vielen Projektbeteiligten die Mitarbeit und Kommunikation im Projekt.
Durch den gemeinsamen Rhythmus fällt es zudem viel leichter, Termine einzuhalten, da die Timeboxen für alle gleich und bereits lange im Voraus geplant sind. Zusammenhänge und Abhängigkeiten werden über die verschiedenen Value Streams hinweg transparent. Die gemeinsamen Planungsevents helfen dabei und führen auch zu einem Gefühl von Zusammengehörigkeit im Projekt.
Den Beteiligten fällt es durch die unterschiedlichen Planungshorizonte auch einfacher, sich auf die zunächst anstehenden Aufgaben zu fokussieren und sich selbst zu organisieren.
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Mit unserem agilen Projektframework FAST machen wir agile Digitalisierungsprojekte und Transformationsprogramme plan- und beherrschbar.