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Interview: Nachhaltige Prozessverbesserung im internationalen Produktdatenmanagement der WILO SE

Hochwertige Produktdaten sind ein Must-have in der heutigen, digitalen Produktkommunikation. Das internationale Maschinenbauunternehmen WILO SE mit Sitz in Dortmund hatte 2017 im Rahmen seiner Digitalstrategie ein Organisationsentwicklungsprojekt zur Verbesserung und Sicherstellung der ProduktdatenqualitĂ€t aufgelegt. Im Interview gibt Eva Kerstholt, ehemalige Projektleiterin und heute Group Director Digital Products & Solutions, Einblicke in die durchgefĂŒhrten Maßnahmen und deren Wirkung bis heute.

Dieses Interview steht Ihnen auch als kostenlose PDF-Version zur VerfĂŒgung.

Frau Kerstholt, gleich zu Beginn die Frage: Wie nachhaltig waren die erarbeiteten Ergebnisse der Prozessverbesserung? Und hÀlt deren Wirkung tatsÀchlich bis heute an?

Ja, weil wir es geschafft haben, die Bedeutung von hochwertigen Produktdaten durch eine gute interne Kommunikation kontinuierlich hochzuhalten. Auch wenn es ein Thema ist, bei dem man permanent am Ball bleiben muss – ich kann heute sagen, dass es uns im Vergleich zu der Situation von vor einigen Jahren in Fleisch und Blut ĂŒbergegangen ist.

 

Über welchen Zeitraum sprechen wir?

Gestartet sind wir mit einem dezidierten Projekt zur Organisationsentwicklung zu Beginn 2017. Nach gut einem Jahr haben wir alle Prozesse „in die Linie“ ĂŒbergeben, und so arbeiten wir bis heute.

Was war die Ausgangssituation damals?

Anfang 2017 hatten wir die wichtigsten Projektmeilensteine zur EinfĂŒhrung eines neuen PIM-Systems abgeschlossen. Produktdaten waren migriert, das alte System stand vor der Abschaltung, die Schnittstellen zu AusgabekanĂ€len waren konzipiert bzw. wurden bereits getestet. Da die PIM-EinfĂŒhrung als wichtigster „Enabler“ fĂŒr weitere Digitalprojekte betrachtet wurde, bestand eine hohe Erwartungshaltung an die Ergebnisse. Unsere Digitalstrategie hat u. a. zum Ziel, unseren Kundengruppen das bestmögliche digitale Erlebnis in der Zusammenarbeit mit Wilo zu bieten – und dazu gehört in unserer Industrie ganz klar die Bereitstellung von allen Daten und Informationen rund um unser Produktportfolio auf den unterschiedlichsten Kunden-Touchpoints.

Warum musste ĂŒberhaupt eine Optimierung der Prozesssituation vorgenommen werden?

Da wir bei Wilo schon seit 2005 ein PIM-System eingesetzt haben, hatten wir auch eine entsprechend „historisch gewachsene“ Prozesslandschaft. Auch waren zu vielen Prozessschritten Verantwortlichkeiten nicht ausreichend geklĂ€rt, was immer wieder dazu fĂŒhrte, dass – um ein konkretes Beispiel zu nennen – zu einem Publikationstermin viele Produktinformationen nicht rechtzeitig oder nicht in der benötigten QualitĂ€t erfasst waren und immer wieder Nacharbeit geleistet werden musste.

Wir wollten also zum einen die internen AblĂ€ufe effizienter gestalten, uns gleichzeitig aber auch fĂŒr anstehende Herausforderungen aufstellen: WĂ€hrend Produktkommunikation bis vor einigen Jahren sehr gesteuert mit umfangreichen gedruckten Katalogen betrieben wurde, beschĂ€ftigen wir uns heute im digitalen Umfeld mit kurzen Update-Zyklen unserer digitalen Kunden-Touchpoints, aktiv suchenden Kunden mit dem Wunsch nach „Self-Services“ sowie neuen digitalen GeschĂ€ftsmodellen – all dies erfordert ein konsequent betriebenes Produktdaten-Management.

Eva Kerstholt lÀchelt

“Jeder Prozess steht und fĂ€llt mit den Menschen, die darin involviert sind.”

Eva Kerstholt, Group Director Digital Products & Solutions bei der WILO SE

Zur Person

Eva Kerstholt ist Group Director Digital Products & Solutions bei der WILO SE, einem weltweit fĂŒhrenden Hersteller fĂŒr Pumpensysteme in den Anwendungsbereichen GebĂ€udetechnik, Wasserwirtschaft und Industrie. In ihrer vormaligen Funktion als Head of Product Information Management leitete sie ab 2017 ein Organisationsentwicklungsprojekt zur nachhaltigen Verbesserung der internationalen Produktdatenprozesse.

Mit ihrem 30-köpfigen Team verantwortet Eva Kerstholt aktuell alle digitalen und analogen Kunden-Touchpoints der Wilo Group. Zu Ihrem Fachbereich gehören das globale Produktinformationsmanagement, die Pre- und After-Sales-Produktkommunikation in Web und App sowie Wilo’s KonnektivitĂ€tslösungen.

Und wie sieht die Aufbauorganisation heute aus?

Unser PIM-System ist global ausgerollt, das heißt, an allen internationalen Produktionsstandorten der Wilo-Gruppe werden Produktdaten dort erfasst, wo sie entstehen – ob in Dortmund, Peking oder in den USA. Betreut werden unsere internationalen User durch ein Kernteam, das in einer Zentralfunktion verankert ist, aber verteilt an den Standorten Dortmund und Peking sitzt.

Insgesamt haben wir heute 150 aktive User in unterschiedlichen Rollen, im System werden rund 100.000 SKU ĂŒber den kompletten Produktlebenszyklus aktiv verwaltet. Über systemgestĂŒtzte Workflows wird kontinuierlich der Status eines Datensatzes nachgehalten, mit dem Ziel, zu einem angestrebten Publikationsdatum auch alle Daten erfasst, geprĂŒft und freigegeben zu haben.

Das Kernteam kĂŒmmert sich außerdem um die Versorgung der angeschlossenen PublikationskanĂ€le ĂŒber diverse Exporte und Schnittstellen. Dazu gehören die Wilo-Websites mit den marktspezifischen Online-Katalogen, die Wilo-Assistant-App, die Wilo-Produktauslegungssoftware, aber auch die Übermittlung unserer Produktdaten an den Großhandel oder BIM-Portale.

Die Leistung eines Unternehmens wird durch seine Prozesse erbracht. Bei der Bewertung und Verbesserung der Prozesse helfen Reifegradmodelle. Welche Methoden und Verfahren kamen bei Ihnen zum Einsatz?

Ziel und Fokus waren die Entwicklung eines Organisationsmodells und entsprechende End-to-End-Prozesse fĂŒr die technische Produktkommunikation. Sehr bewĂ€hrt haben sich dabei die DurchfĂŒhrung sogenannter SIPOC-Workshops und die Anwendung der RACI-Methode zur KlĂ€rung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

Sie sprechen von End-to-End-Prozessen in der technischen Produktkommunikation. Meint das die Einbeziehung von Abteilungen und Unternehmensbereichen außerhalb Ihres Verantwortungsbereichs?

Genau. Wir haben vor allem die Bereiche Marketing, Produktmanagement und Vertrieb mit einbezogen und somit alle Prozesse/Teilprozesse von der Produktanlage (im PIM) ĂŒber Datenanreicherung, Übersetzung bis hin zur Verwendung in den entsprechenden MedienkanĂ€len betrachtet.

Das hat sich als recht einfach herausgestellt, da die Bereiche sehr schnell die Mehrwerte erkannt haben, die wir schaffen können, wenn wir das Thema Produktdaten konsequent im Griff haben. FĂŒr den einen bedeutet es eine Effizienzsteigerung, fĂŒr den anderen eine höhere QualitĂ€t gegenĂŒber dem Kunden.

Aber auch mit dem Unternehmensbereich R&D, unserem wichtigsten Datenlieferanten, haben wir uns ĂŒber den Übergabepunkt der Daten eng abgestimmt. Somit war auch hier klar, wer fĂŒr was verantwortlich ist.

großer Pfeil bronze

“Ich bin bis heute begeistert, mit welcher SelbstverstĂ€ndlichkeit mein Team neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den damals aufgesetzten Prozessen schult und auf die Einhaltung achtet – und wie gut dann alle Beteiligten mitziehen.”

Eva Kerstholt

Um noch einmal auf die Reifegrademodelle zurĂŒckzukommen. Ein Reifegradmodell erleichtert die objektive Beurteilung der Prozesse. Wie war das bei WILO SE?

Ein Reifegradmodell ermöglicht den Vergleich mit anderen Unternehmen oder Unternehmenseinheiten und schafft einfach eine unglaubliche ObjektivitĂ€t. An der Stelle kam Xtentio ins Spiel. Mit dem Know-how der Xtentio, der externen Sicht auf unser Unternehmen und insbesondere in der Kompetenz von Heiko SĂŒthoff konnte Xtentio uns sehr gut helfen und nach vorne bringen. Durch die Versachlichung der Thematik konnten wir zum einen sehr konstruktive Workshops durchfĂŒhren und zum anderen Ergebnisse produzieren, die von allen Beteiligten mitgetragen wurden.

Geben Sie uns ein paar Einblicke, wie das gelingen konnte?

Hier möchte ich gerne auf einen wesentlichen Punkt hinweisen: Jeder Prozess steht und fÀllt mit den Menschen, die darin involviert sind.

Als Fachabteilung haben wir die Kernkompetenz, das Produkt- und Lösungsportfolio der Wilo-Gruppe bestmöglich im globalen Markt zu prÀsentieren und Wilo als bevorzugten Partner zu positionieren.
Oder wie ich immer gerne pragmatisch formuliere: Niemand kauft ein Produkt, das nicht vollstÀndig und qualitativ hochwertig beschrieben ist.

Das Ziel war, mithilfe wertschöpfender Prozesse sowie klarer Rollen und Verantwortlichkeiten ein Fundament zu schaffen, mit dem wir die Erfassung, Verarbeitung und Publikation von Produktinformationen weltweit reibungslos sicherstellen.

In diesem Projekt ist es uns gelungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen mitzunehmen und ein StĂŒck weit zu begeistern. Also: Stellen wir den Nutzen fĂŒr die Beteiligten bzw. fĂŒr ein qualitativ hochwertiges Endergebnis in den Vordergrund, reduzieren wir die Hemmschwelle und gewinnen „Mitmacher“.

Das heißt, die Ergebnisse aus der Zusammenarbeit mit Xtentio sind nachhaltig und wirken bis heute?

Ja, ich denke, da können wir von einem wirklich vollen Erfolg sprechen.

Ich bin bis heute begeistert, mit welcher SelbstverstĂ€ndlichkeit mein Team neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den damals aufgesetzten Prozessen schult und auf die Einhaltung achtet – und wie gut dann alle Beteiligten mitziehen.

Was waren, jetzt mit einem kritischen Blick zurĂŒck, die Lessons Learned?

Wie eingangs gesagt, wirken die Ergebnisse bis heute. Aber wir haben auch gelernt, dass selbst etablierte Prozesse immer wieder bewusst kommuniziert und vorgelebt werden mĂŒssen. Sonst ist auch nach einigen Jahren immer ein Risiko da, dass man in alte, vermeintlich bequeme Muster zurĂŒckfĂ€llt. Und auch wir mussten uns als Team manchmal selbst an den Ohren ziehen und den richtigen Ansprechpartner auf ein VersĂ€umnis hinweisen, statt es „mal eben selbst zu machen“.

Frau Kerstholt, wir danken ganz herzlich fĂŒr das interessante GesprĂ€ch.

Closeup of man hand holding cardboard at new home. Young man unpacking boxes in new apartment. Man hand carrying carton box while relocating with his girlfriend.

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