Agile Projektmethoden erlauben es, auf Veränderungen flexibel reagieren zu können. Sobald große Vorhaben jedoch mehrere Teilprojekte oder „Value Streams“ umfassen, ist eine Abstimmung zwischen den Teams unabdingbar. Dieses Alignment – die Harmonisierung auf unterschiedlichen Ebenen im gesamten Projekt – ist das Hauptziel des Season Plannings in dem skalierbaren agilen Framework FAST.
Was ist das FAST Season Planning?
Das Season Planning (nach englisch „season“ = „Jahreszeit“) ist eine quartalsweise Abstimmung unter allen Beteiligten (bzw. den Vertretern der beteiligten Teams), die an einem Projekt mitwirken.
„Das Ergebnis des Season Plannings ist eine klare und dokumentierte Roadmap für das nächste Quartal, an der sich alle am Projekt Beteiligten sich orientieren können. So wird fokussiertes, wertschöpfendes Arbeiten während der kommenden Monate möglich.“
Heiko Süthoff, Chief Strategy Officer Xtentio GmbH
Das Season Planning ist das Herzstück des Rhythmus in FAST und ermöglicht es, dass Projekte mithilfe agiler Methoden weit über den in Scrum üblichen Umfang hinaus skaliert werden können und dennoch beherrschbar bleiben.
Das Season Planning…
- schafft Alignment zwischen allen Ebenen selbst großer Transformationsprojekte,
- hilft, die verschiedenen Value Streams, Ziele, Teams, Lieferobjekte oder Ergebnisse zu synchronisieren,
- stellt eine wertschöpfende Fokussierung sicher und
- schafft gegenseitiges Verständnis und Vertrauen,
- bewirkt, dass alle Beteiligten synchron und effektiv am selben Strang ziehen.
Das Season Planning dient nicht nur dazu, die Zusammenarbeit zu fördern, sondern deckt auch mögliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Value Streams auf: Damit es nicht zu Stillständen kommt, trägt das Season Planning auch dazu bei, dass alle Teams zum vereinbarten Zeitpunkt die notwendigen Informationen, Zuarbeiten etc. haben, um zielgerichtet weiterarbeiten zu können.
Die Agenda eines Season-Planning-Meetings mit FAST
Für das Season Planning werden typischerweise zwei Tage angesetzt, an denen alle Teammitglieder teilnehmen. Das klingt zunächst nach viel Zeit und Aufwand, aber das Season Planning eines großen Transformationsprojekts braucht ausreichend Zeit für Kooperation und Freiraum. Da alle Projektbeteiligten aktiv am Planungsprozess beteiligt werden, wird ein hohes Alignment geschaffen. Und jedem der Beteiligten ist nach diesen beiden Tagen klar, welche Ergebnisse in den folgenden drei Monaten erwartet werden und wie diese erreicht werden können.
Das Season Planning dient also unter anderem dazu,
- Die Ziele für das kommende Quartal zu prüfen und festzulegen,
- Prioritäten zu setzen,
- sie Arbeit und die hierfür benötigten Ressourcen zu planen,
- und die Arbeit für alle Beteiligten überschaubar und beherrschbar zu machen (und in Value Streams aufzuteilen).
Für das Season Planning eines typischen, unternehmensübergreifenden Transformationsprogramms hat sich folgende zweitägige Agenda bewährt:
Tag 1
- Welcome und Warm Up
- Season Review: Präsentation der Ergebnisse der letzten Season durch die Value Stream Owner
- Business Objectives: Vorstellung und Erläuterung der übergeordneten Business Ziele für die kommende Season durch den Program Owner
- Value Stream Objectives: In den einzelnen Teams werden die übergeordneten Business Ziele bewertet und auf die operativen Ziele des Value Streams heruntergebrochen. Was muss getan werden, damit die übergeordneten Business Ziele erreicht werden? Hierzu werden Breakout-Sessions durchgeführt.
Es wird evaluiert, ob die Ziele innerhalb der Season erreicht werden können. Ist das nicht der Fall, werden notwendige Anpassungen erarbeitet. Im Anschluss werden die Ergebnisse allen Teilnehmern vorgestellt. - Zusammenfassung Tag 1 und Ausblick Tag 2 durch den Program Owner
Tag 2
- Value Stream Planning: Anhand der erarbeiteten Anpassungen und Lösungsvorschläge wird in jedem Value Stream der Ablauf für das kommende Quartal konkretisiert. Aufgaben werden vordefiniert und in den kommenden Sprints eingeplant. Auch diese Planung erfolgt für jeden Value Stream individuell in Breakout Sessions. Mögliche Abhängigkeiten zu den Ergebnissen anderer Value Streams werden auf einem Dependency Bard festgehalten.
- Dependencies: Die Abhängigkeiten werden gemeinsam geprüft, bewertet und wenn möglich aufgelöst.
- Risk Evaluation & Confidence Voting: In dieser wichtigen Abstimmung werden potenzielle Risiken benannt und es wird überprüft, ob die Mehrheit der Beteiligten davon überzeugt ist, dass das besprochene Ziel mit den vereinbarten Anpassungen im nächsten Quartal erreicht werden kann.
- Re-Plan: Gegebenenfalls weitere Breakout Sessions in den einzelnen Value Streams. Diese sind dann notwendig, wenn das Confidence Voting gezeigt hat, dass die Beteiligten von der gemeinsamen Planung noch nicht überzeugt sind und Anpassungen notwendig sind.
- Retrospective: Abschließend werden Feedback und Verbesserungsvorschläge zum Season Planning eingesammelt. Sie dient der ständigen Weiterentwicklung und Verbesserung weiterer Planungs-Meetings
- Zusammenfassung Tag 2 und nächste Schritte durch den Program Owner
Onsite oder Digital?
Das FAST Season Planning kann als Teamworkshop vor Ort oder als digitales Event durchgeführt werden. Dabei helfen die standardisierten FAST Season Planning Templates und ein kollaboratives Whiteboard Tool. Beide Varianten sind daher gleichermaßen zu empfehlen.
Welche Vorteile hat ein Season Planning gegenüber der herkömmlichen Projektplanung?
Das Season Planning ist ein leichtgewichtiges, fokussiertes und zeitlich begrenztes Planungs- und Synchronisierungswerkzeug, mit dessen Hilfe in kürzester Zeit ein Konsens über die zu erreichenden Ziele geschaffen wird. Da alle Beteiligten (bzw. deren Vertreter) am Season Planning mitwirken, arbeiten Teams Hand in Hand. Zugleich steigern die Transparenz und der Fokus auf ein gemeinsames Ziel die Motivation aller Mitarbeitenden.
Das Season Planning schafft außerdem die wichtige Verbindung zwischen strategischen Businesszielen und operativer Umsetzung, sodass Value Streams und Workstreams einander bestmöglich ergänzen und unterstützen können. Nicht zuletzt macht es das Season Planning möglich, die Vorteile agiler Methoden mit den Vorteilen der vorausschauenden Planung des Wasserfallmodells zu kombinieren: Flexibles Reagieren auf sich stets verändernde Anforderungen und hohe Wertschöpfung bei gleichzeitiger Planbarkeit und Sicherheit – eine Kombination, die FAST im Vergleich zu anderen Projektmanagementmethoden einzigartig macht.
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