Agile Projektmethoden erlauben es, auf VerĂ€nderungen flexibel reagieren zu können. Sobald groĂe Vorhaben jedoch mehrere Teilprojekte oder âValue Streamsâ umfassen, ist eine Abstimmung zwischen den Teams unabdingbar. Dieses Alignment â die Harmonisierung auf unterschiedlichen Ebenen im gesamten Projekt â ist das Hauptziel des Season Plannings in dem skalierbaren agilen Framework FAST.
Was ist das FAST Season Planning?
Das Season Planning (nach englisch âseasonâ = âJahreszeitâ) ist eine quartalsweise Abstimmung unter allen Beteiligten (bzw. den Vertretern der beteiligten Teams), die an einem Projekt mitwirken.
“Das Ergebnis des Season Plannings ist eine klare und dokumentierte Roadmap fĂŒr das nĂ€chste Quartal, an der sich alle am Projekt Beteiligten sich orientieren können. So wird fokussiertes, wertschöpfendes Arbeiten wĂ€hrend der kommenden Monate möglich.”
Heiko SĂŒthoff, Chief Strategy Officer Xtentio GmbH
Das Season Planning ist das HerzstĂŒck des Rhythmus in FAST und ermöglicht es, dass Projekte mithilfe agiler Methoden weit ĂŒber den in Scrum ĂŒblichen Umfang hinaus skaliert werden können und dennoch beherrschbar bleiben.
Das Season Planning…
- schafft Alignment zwischen allen Ebenen selbst groĂer Transformationsprojekte,
- hilft, die verschiedenen Value Streams, Ziele, Teams, Lieferobjekte oder Ergebnisse zu synchronisieren,
- stellt eine wertschöpfende Fokussierung sicher und
- schafft gegenseitiges VerstÀndnis und Vertrauen,
- bewirkt, dass alle Beteiligten synchron und effektiv am selben Strang ziehen.
Das Season Planning dient nicht nur dazu, die Zusammenarbeit zu fördern, sondern deckt auch mögliche AbhÀngigkeiten zwischen den einzelnen Value Streams auf: Damit es nicht zu StillstÀnden kommt, trÀgt das Season Planning auch dazu bei, dass alle Teams zum vereinbarten Zeitpunkt die notwendigen Informationen, Zuarbeiten etc. haben, um zielgerichtet weiterarbeiten zu können.
Die Agenda eines Season-Planning-Meetings mit FAST
FĂŒr das Season Planning werden typischerweise zwei Tage angesetzt, an denen alle Teammitglieder teilnehmen. Das klingt zunĂ€chst nach viel Zeit und Aufwand, aber das Season Planning eines groĂen Transformationsprojekts braucht ausreichend Zeit fĂŒr Kooperation und Freiraum. Da alle Projektbeteiligten aktiv am Planungsprozess beteiligt werden, wird ein hohes Alignment geschaffen. Und jedem der Beteiligten ist nach diesen beiden Tagen klar, welche Ergebnisse in den folgenden drei Monaten erwartet werden und wie diese erreicht werden können. Â
Das Season Planning dient also unter anderem dazu,
- Die Ziele fĂŒr das kommende Quartal zu prĂŒfen und festzulegen,
- PrioritÀten zu setzen,
- sie Arbeit und die hierfĂŒr benötigten Ressourcen zu planen,
- und die Arbeit fĂŒr alle Beteiligten ĂŒberschaubar und beherrschbar zu machen (und in Value Streams aufzuteilen).
FĂŒr das Season Planning eines typischen, unternehmensĂŒbergreifenden Transformationsprogramms hat sich folgende zweitĂ€gige Agenda bewĂ€hrt:
Tag 1
- Welcome und Warm Up
- Season Review: PrÀsentation der Ergebnisse der letzten Season durch die Value Stream Owner
- Business Objectives: Vorstellung und ErlĂ€uterung der ĂŒbergeordneten Business Ziele fĂŒr die kommende Season durch den Program Owner
- Value Stream Objectives:Â In den einzelnen Teams werden die ĂŒbergeordneten Business Ziele bewertet und auf die operativen Ziele des Value Streams heruntergebrochen. Was muss getan werden, damit die ĂŒbergeordneten Business Ziele erreicht werden? Hierzu werden Breakout-Sessions durchgefĂŒhrt.
Es wird evaluiert, ob die Ziele innerhalb der Season erreicht werden können. Ist das nicht der Fall, werden notwendige Anpassungen erarbeitet. Im Anschluss werden die Ergebnisse allen Teilnehmern vorgestellt. - Zusammenfassung Tag 1 und Ausblick Tag 2 durch den Program Owner
Tag 2
- Value Stream Planning: Anhand der erarbeiteten Anpassungen und LösungsvorschlĂ€ge wird in jedem Value Stream der Ablauf fĂŒr das kommende Quartal konkretisiert. Aufgaben werden vordefiniert und in den kommenden Sprints eingeplant. Auch diese Planung erfolgt fĂŒr jeden Value Stream individuell in Breakout Sessions. Mögliche AbhĂ€ngigkeiten zu den Ergebnissen anderer Value Streams werden auf einem Dependency Bard festgehalten.
- Dependencies: Die AbhĂ€ngigkeiten werden gemeinsam geprĂŒft, bewertet und wenn möglich aufgelöst.
- Risk Evaluation & Confidence Voting: In dieser wichtigen Abstimmung werden potenzielle Risiken benannt und es wird ĂŒberprĂŒft, ob die Mehrheit der Beteiligten davon ĂŒberzeugt ist, dass das besprochene Ziel mit den vereinbarten Anpassungen im nĂ€chsten Quartal erreicht werden kann.
- Re-Plan:Â Gegebenenfalls weitere Breakout Sessions in den einzelnen Value Streams. Diese sind dann notwendig, wenn das Confidence Voting gezeigt hat, dass die Beteiligten von der gemeinsamen Planung noch nicht ĂŒberzeugt sind und Anpassungen notwendig sind.
- Retrospective: AbschlieĂend werden Feedback und VerbesserungsvorschlĂ€ge zum Season Planning eingesammelt. Sie dient der stĂ€ndigen Weiterentwicklung und Verbesserung weiterer Planungs-Meetings
- Zusammenfassung Tag 2 und nÀchste Schritte durch den Program Owner
Onsite oder Digital?
Das FAST Season Planning kann als Teamworkshop vor Ort oder als digitales Event durchgefĂŒhrt werden. Dabei helfen die standardisierten FAST Season Planning Templates und ein kollaboratives Whiteboard Tool. Beide Varianten sind daher gleichermaĂen zu empfehlen.
Welche Vorteile hat ein Season Planning gegenĂŒber der herkömmlichen Projektplanung?
Das Season Planning ist ein leichtgewichtiges, fokussiertes und zeitlich begrenztes Planungs- und Synchronisierungswerkzeug, mit dessen Hilfe in kĂŒrzester Zeit ein Konsens ĂŒber die zu erreichenden Ziele geschaffen wird. Da alle Beteiligten (bzw. deren Vertreter) am Season Planning mitwirken, arbeiten Teams Hand in Hand. Zugleich steigern die Transparenz und der Fokus auf ein gemeinsames Ziel die Motivation aller Mitarbeitenden.
Das Season Planning schafft auĂerdem die wichtige Verbindung zwischen strategischen Businesszielen und operativer Umsetzung, sodass Value Streams und Workstreams einander bestmöglich ergĂ€nzen und unterstĂŒtzen können. Nicht zuletzt macht es das Season Planning möglich, die Vorteile agiler Methoden mit den Vorteilen der vorausschauenden Planung des Wasserfallmodells zu kombinieren: Flexibles Reagieren auf sich stets verĂ€ndernde Anforderungen und hohe Wertschöpfung bei gleichzeitiger Planbarkeit und Sicherheit â eine Kombination, die FAST im Vergleich zu anderen Projektmanagementmethoden einzigartig macht.
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