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Ratgeber: Wie das End-of-Life einer Software vorbereitet und aufgefangen werden kann

Eine Software ist jahrelang erfolgreich im Einsatz, verschiedenste spezifische Anpassungen wurden vorgenommen, um unternehmensindividuelle Anforderungen abdecken zu können, und dann passiert es: Der Hersteller kündigt das End-of-Life beziehungsweise das Auslaufen der Software an. Und jetzt?

Zuerst einmal die Begriffserklärung: Das End-of-Life (EOL) einer Software bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem ein Softwareanbieter keine Updates und keine neuen Versionen mehr herausgibt. Wenn dies der Fall ist, können die Benutzer nach dem Ablaufdatum keine Aktualisierung mehr erwarten und vor allem, und vielleicht noch gravierender, auch keinen Support mehr vom Anbietern erhalten.

Und obwohl dies in der Regel durch Ankündigungen oder E-Mails an die Kunden weit im Voraus bekannt gegeben wird, ist ein Wechsel auf eine neue Lösung meist mit großem, abteilungsübergreifendem Aufwand verbunden. Für Unternehmen ist es daher wichtig zu verstehen, was das Ablaufen einer Software für sie bedeutet.

In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie sich auf das Ende der Lebensdauer einer Softwareversion vorbereiten können und warum es viel mehr als ein neuer Anfang betrachtet werden sollte, der zahlreiche Chancen mit sich bringt.

Aber zuerst einmal die Frage: Warum entscheiden sich Anbieterunternehmen für die Beendigung des Supports?

Es ist gängige Praxis, dass Softwareanbieter den Support für ältere Versionen einstellen, um sich auf die Verbesserung neuerer Versionen ihrer Produktlinie zu konzentrieren. Auf diese Weise können sie ihre Ressourcen effizienter nutzen, indem sie sie für die Entwicklung neuer Funktionen einsetzen, anstatt alte zu pflegen.

Weitere Hauptgründe für ein End-of-Life können sein:

    • die Übernahme und Umstrukturierung des Anbieters durch ein anderes Unternehmen
    • ein Ende der Geschäftstätigkeit des Anbieters
    • eine neue strategische Ausrichtung des Anbieters
    • entscheidende, große Technologiesprünge der Software (z. B. End Of Life Hybris SAP zur Migration in die Cloudtechnologie Commerce Cloud)

Das Ende der Lebensdauer oder das Ende der Wartung (End of Maintenance) ist oft unvermeidbar und lässt sich nicht beeinflussen.  Für die Sicherstellung eines reibungslos weiterlaufenden Business ist eine gute Vorbereitung daher essenziell, denn es müssen meist nicht nur laufende Prozesse migriert werden, vielmehr muss der gesamte bisherige Nutzen der Software betrachtet und gegebenenfalls neu durchdacht werden.

Stellen Sie sich daher die Frage:

Wofür verwende ich die aktuelle Software und welche Ziele verfolge ich damit?

Vor der Umstellung auf eine neue Softwarelösung ist es wichtig, die derzeitige Software und ihre Nutzung zu bewerten. Dabei gilt es, herauszufinden, für welche Aufgaben die Software eingesetzt wird und welche Ziele mit der aktuellen Nutzung verfolgt werden. Auf diese Weise können Unternehmen besser verstehen, welche Auswirkungen die Umstellung auf das laufende Business hat und was getan werden muss, um sicherzustellen, dass wichtige Abläufe nicht gestört werden.

Oft wird eine Software im Unternehmen anders verwendet (z. B. für unternehmensspezifische, individualisierte Abläufe) als vom Anbieter vorgesehen, wodurch Anforderungen gegebenenfalls nicht einfach von anderen Anbietern abgebildet werden können. Entscheidend sind vor allem auch potenzielle Auswirkungen, die das Auslaufen von Software auf verschiedene Vertriebskanäle und Touchpoints haben kann.

Zur Bewertung des aktuellen Stands gehören neben der internen Verwendung auch die Rahmenbedingungen der Anbieter, die Kosten der Software und die verbleibende Zeit für den Support. Oft ist die Analyse der Ist-Situation bereits mit Herausforderungen verbunden. Fragen Sie sich daher:

    • Wozu wird die alte Software genau verwendet?
    • Welche Ziele verfolge ich mit der Verwendung der alten Software?
    • Gibt es Objectives, die von der alten Software nicht abgebildet werden können, für eine Optimierung der Prozesse in Zukunft aber wichtig sein könnten?

Nach der Bewertung des aktuellen Zustands ist der nächste Schritt die Planung für die Zukunft.
Jetzt ist es entscheidend, herauszufinden:

Wie finde ich eine neue Software, die meine alte adäquat ersetzt?

Für ein Problem gibt es am Markt in den meisten Fällen multiple, verschiedenste Softwarelösungen, die infrage kommen. Daraus die perfekte Option für Ihr Unternehmen zu finden, ist oft nicht einfach. Nicht nur die verfügbaren Funktionen innerhalb einer Software sind relevant für deren Erfolg in der späteren Anwendung im Unternehmen – auch Kriterien wie beispielsweise Ihre Branche, mögliche Schnittstellen oder eine intuitive Bedienung sind entscheidend.

Meist gibt eine Analyse der Ist-Situation gute Anhaltspunkte, worauf bei einer Auswahl geachtet werden muss. Zudem erhalten Unternehmen schnell einen Blick auf kommende Herausforderungen und Möglichkeiten durch einen Softwarewechsel. Stellen Sie sich hier folgende Fragen:

    • Was sind meine Anforderungen an eine neue Software?
    • Wer wird diese neue Software nutzen? Wie viele Benutzer werden zum Beispiel täglich oder stündlich darauf zugreifen? Welche Rollen und Verantwortlichkeiten haben sie bei der Nutzung dieser neuen Version?
    • Welche Prozesse sind mit der Software verknüpft? Und welche Auswirkungen hat ein Wechsel auf diese?
    • Welchen Einfluss hat die Umstellung auf mein Business? Und sollte ich sofort mit der Umstellung loslegen?

Die Beantwortung dieser Fragen stellt Unternehmen oft vor eine größere Herausforderung als zu Beginn gedacht. Dabei ist es so wichtig, genaue, langlebige und ganzheitliche Antworten auf die Fragen zu finden, bevor ein Softwarewechsel initiiert wird. Dass Sie heute noch keine Antwort auf jede dieser Fragen haben, ist völlig normal. Die übergeordnete Frage lautet: „Was brauche ich überhaupt?“, und die begegnet uns in verschiedenen Projekten immer wieder.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre individuelle Unternehmenssituation, Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen und mögliche Schnittstellen im Auge haben, bevor Sie eine neue Softwareauswahl starten.

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    • Was wollen Sie wirklich erreichen?
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