Die Einführung neuer Softwaresysteme wie ERP, CRM oder PIM ist stets mit großem Aufwand verbunden. Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, mit den bestehenden personellen Kapazitäten die Anforderungsanalyse, Softwareauswahl und letztlich die spätere Systemeinführung zu stemmen. Klar aber ist: Die Einführung solcher neuen Lösungen ist mit weitreichenden Chancen verknüpft. So auch diese Kundenstory.
Projekt-Review mit Steinberg Media Technologies GmbH
Als Partner für ganzheitliche digitale Transformation erleben wir täglich, welche Schritte bei der Implementierung verschiedener Systeme relevant sind, welche Herausforderungen entstehen können und wo der Weg für neue, effizientere Vorgehensweise geebnet wird.
Im Projekt-Review mit Steinberg reflektieren wir, wie ein Product Information Management-(PIM-) System die digitale Wertschöpfungskette nachhaltig beeinflusst. Wir zeigen auf, was nach der Einführung des Systems passiert und welche Ideen sich außerdem aus der Nutzung eines PIM-Systems ableiten lassen. Dabei interessiert uns besonders, wie integriert das System mittlerweile in Steinbergs Gesamtarchitektur ist und wie nachhaltig die eingeführten Datenmodelle und Workflows genutzt werden.
Die Ausgangsbasis – Händische Produktpflege ohne Single-Source-of-Truth
Das 1984 als Software-Start-up in Hamburg gegründete Unternehmen Steinberg Media Technologies ist heute einer der größten Hersteller von Audio-Software und -Hardware weltweit. Steinbergs Produkte zeichnen sich durch unzählige Features aus, die den Kunden gegenüber jedoch erklärungsbedürftig sind. Ein zentrales Informationsmanagement ist daher nicht nur hilfreich, sondern essenziell. Bereits daran ließ sich die Notwendigkeit einer zentralen Produktdatenquelle erkennen (eine sog. „single source of truth“).
Durch die Internationalisierung des Geschäftsmodells sind auch für Steinberg die Anforderungen an die Verteilung von Produktinformationen gestiegen. So beginnt die Nutzungserfahrung mit einem Produkt aus dem Hause Steinberg jetzt häufig bereits mit der Suche im Internet. Über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg wird der Kunde immer wieder mit unterschiedlichen Informationen versorgt. Für Steinberg ist hierbei besonders wichtig, dass die Qualität und Aktualität der Informationen zu jeder Zeit punktgenau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt und konsistent sind.
Vor der Einführung eines PIM-Systems fand bei Steinberg die Produktdatenpflege in erster Linie im Content Management System (CMS) der Website statt. Dies bedeutete nicht nur einen enormen manuellen Aufwand für die Anlage jedes neuen Produkts, sondern hatte außerdem den Nachteil, dass die Produktdaten ausschließlich für die Website verwendet werden konnten.
Ein zentrales Management der Produktinformationen war damit nicht möglich. Auch eine Verteilung und Nutzung der Informationen für andere Kanäle und Plattformen ließ dieses Vorgehen nicht zu. Stattdessen mussten alle Informationen rund um das Produkt einzeln herausgesucht, kopiert, aufbereitet und verteilt werden – und das je Verkaufskanal (z. B. Newsletter, Fachhandel). Grund genug, sich daher für die Einführung eines PIM-Systems zu entscheiden.
Doch was steckt hinter PIM und was kann ein PIM-System wirklich?
Ein Product Information Management (PIM) System ist Enabler auf vielen Ebenen. Das System ermöglicht zum einen die zentrale Produktpflege, was die Arbeit der Produktmanager deutlich erleichtert. Zudem schaffen Unternehmen dadurch eine Single-Source-of-Truth, also eine übergeordnete Quelle umfassender Produktdaten und großer Datensätze.
Auch können neben den Produktdaten wie Beschreibungen, Merkmalen oder Maßen auch direkt verfügbare Verbindungen zu anderen Produkten, zu Zubehör, Ersatzteilen oder sogar zu Medien wie Bildern, Erklärvideos oder Downloads hinterlegt werden.
Diese vielschichtige Einordnung der Produkte ermöglicht einen systematischen Zugriff auf alle relevanten Produktinformationen und macht diese für verschiedene Kanäle und Plattformen direkt nutzbar. Rollen und Rechte, Zugang zu Übersetzungen und Auswertungen von Produktdaten („Data Governance) können im PIM unter anderem individuell gesteuert werden.
Steinberg geht den Weg zur Single-Source-of-Truth mit PIM
Um von den Vorteilen eines PIM-Systems zu profitieren, entschied sich Steinberg zuerst zu einer Analyse- und Handlungsempfehlung der Information Supply Chain (ISCM) im Unternehmen gemeinsam mit Xtentio. Die Betrachtung aller Prozesse, Systeme und Stakeholder rund um Produktdaten hilft dabei, festzustellen, welche Maßnahmen nötig sind, um IT-Systeme und die darin abgebildeten Daten und Schnittstellen optimal mit Prozessen und Menschen zu vereinen.
Die Analyse ließ deutlich werden, dass Steinbergs Produktlandschaft vorab in einem neuen, einheitlichen und globalen Produktdatenmodell dargestellt werden sollte, um den Umfang der zugrunde liegenden Daten und deren Relationen sichtbar zu machen. Basierend auf diesem Modell und weiterer funktionaler Anforderungen, begann die Evaluation verschiedener Softwarelösungen. Xtentios Methodik der Softwareauswahl sorgte auch hier dafür, dass die funktional und kaufmännisch optimale Lösung gefunden wurde – und das zu 100 % unabhängig von Softwareherstellern. Besonders die strukturierte Vorgehensweise von Xtentio, die Basis dafür zu schaffen, um das große Ziel Schritt für Schritt zu erreichen, wurde von allen Projektbeteiligten sehr geschätzt. Für Steinberg war es entscheidend, losgelöst von Produkten zu denken und neue Anforderungen systematisch und Produkt-agnostisch anzugehen.
Auch nach Auswahl der passenden Softwarelösung setzte sich die Zusammenarbeit mit Xtentio bei der tatsächlichen Einführung des PIM-Systems fort. Eine externe Partei als Partner an der Seite zu haben, ermöglichte es Steinberg, einzelne Tasks abzugeben, den Fokus nicht zu verlieren und Schemata frei von vorherigen Strukturen akribisch und gewinnbringend auszuarbeiten.
Zudem wurden durch die neutrale Betrachtung alle relevanten Parteien unternehmensweit mit einbezogen, und Zuständigkeiten konnten abteilungsübergreifend klar definiert werden. Xtentio übernahm dabei das Projektmanagement und war auch während der Umsetzung fachlicher Sparringspartner für Steinberg und den Softwareintegrator.
„Die Einführung des PIM und letztendlich des Produktdatenmodells ist für mich persönlich und aus Unternehmensperspektive eine der zentralen Entscheidungen und Handlungen der letzten Jahre gewesen. Das Ganze hat einen so großen Wert, dass man das eigentlich nur unterschätzen kann.“ Daniel Röper, Director Digital Unit bei Steinberg
Der Projektabschluss ebnet den Weg für neue Möglichkeiten
Heute bildet Steinberg Produkte im PIM-System hierarchisch ab – beispielsweise über Familien und Generationen, denen dann in Form von Attributen verschiedene Beschreibungen und Medien zugeordnet werden. Durch das System werden verschiedenste Informationen direkt am Produkt sichtbar. So zum Beispiel der Product Life Cycle Schedule – ein Zeitplan, der Auskunft über Produktupdates und Weiterentwicklungen gibt. Auch Konfigurationsdaten für verschiedene Systeme, artikelbezogene Beschreibungen über Produktnutzen und Features bis hin zu Möglichkeiten des Produktvergleichs auf einer Übersichtebene sind nun ganz einfach machbar. Selbstverständlich wurde auch eine direkte Anbindung des Systems an die Website umgesetzt, sodass Steinbergs Kunden weltweit von aktuellen, konsistenten Produktinformationen profitieren. Heute bilden das PIM-System und das dort hinterlegte Produktdatenmodell zudem die Basis für viele weitere Use Cases – zum Beispiel für die Analyse und Auswertung von Shop-Umsätzen und für das Lizenz-Management.
„Ich bin beeindruckt, wie nachhaltig dieses Projekt war und dass selbst nach acht Jahren das Fundament, welches wir damals geschaffen haben, immer noch die Basis für ihr Geschäftsmodell ist.“ Marco Hoff, Senior Consultant bei Xtentio
Durch den umfassenden Nutzen spielt das PIM mittlerweile eine sehr bedeutende Rolle in der Systemarchitektur von Steinberg. Die geschaffene Basisstruktur hilft heute bei verschiedensten Projekten, wie beispielsweise der Kategorisierung von Business Intelligence-Daten. Nicht umsonst bezeichnet Steinberg das Produktdatenmodell als „Gift that keeps on giving“.
Die einzelnen Puzzleteile, die vorher im ganzen Unternehmen verstreut lagen, sind jetzt an ihren Platz gebracht. Für Steinberg geht es im nächsten Schritt darum, die Geschäfts- und Sortimentsstrategie weiterzuentwickeln. Man will außerdem noch besser verstehen, wie der Kunde agiert, um das Zielgruppenmanagement unternehmensweit zu verbessern. Besonders das E-Commerce-Geschäft steht hierbei im Fokus und bietet großes Potenzial. Das PIM-System schafft hierfür eine elementare Basis und wird auch in Zukunft einen „key enabler“ darstellen.
Video: Warum ein PIM-System das zentrale Element der Datenlieferkette ist
PIM-Experte und CEO der Xtentio Thomas Lucas-Nülle erklärt im dreiteiligen B2B-Experts-Talk mit Michael Haufler, warum sich ein Product Information Management System lohnt und wie Hersteller und Händler von Klassifikationssystemen wie ETIM profitieren können.