PIM – Product Information Management
Aufgaben, Funktionsweise, Vorteile und alle relevanten Informationen rund um das Product Information Management (PIM)
Schnellzugriff auf die wichtigsten Informationen zu PIM
Einführung: Optimieren Sie Ihre Produktdaten mit einem PIM-System
Mit einem PIM-System (Product Information Management) verwalten Unternehmen ihre Produktdaten effizient, stellen eine konsistente Darstellung ihrer Produkte über alle Verkaufskanäle sicher und reduzieren die Time-to-Market neuer Produkte.
Als sogenannte „single source of truth“ ist ein PIM-System die zentrale Anlaufstelle im Unternehmen für Produktinformationen.
Alle relevanten Abteilungen können über unterschiedliche Rollen im PIM-System Produktinformationen pflegen, managen oder ausleiten.
PIM-Systeme sind in der IT-Architektur von Unternehmen tief verwurzelt, da z. B. Artikeldaten aus vorgelagerten Systemen (z. B. ERP), vor allem aber Exporte von Produktdaten an Verkaufskanäle (z. B. E-Shop, Marktplätze), per Schnittstellen angebunden sind.
Was versteht man unter PIM?
Definition und Bedeutung
Product Information Management (PIM) ist eine zentrale Disziplin, die alle Aktivitäten umfasst, die mit der Erfassung, Pflege, Verwaltung, Optimierung und Distribution von Produktinformationen zusammenhängen.
Sie dient als Drehscheibe für die Sammlung, Verwaltung und Verbreitung von Produktdaten aus verschiedenen Quellen und stellt sicher, dass alle Produktinformationen korrekt und konsistent auf allen Verkaufskanälen (z. B. E-Commerce, Print-Katalog) dargestellt werden.
Ziele und Vorteile von PIM
Die Hauptziele eines PIM-Systems sind:
Wie funktioniert ein PIM-System?
Ein PIM-System ist eine zentrale Plattform, die eine Vielzahl von Funktionen bereitstellt, um die Verwaltung von Produktdaten zu optimieren. Die Funktionsweise eines PIM-Systems umfasst verschiedene Schritte:
Datensammlung und Integration
Ein PIM-System sammelt Produktinformationen aus verschiedenen Quellen, wie z. B. ERP-Systemen, Lieferantendatenbanken und DAM-Systemen (Digital Asset Management). Diese Daten werden in das PIM-System integriert, um eine zentrale Übersicht über alle Produktinformationen zu schaffen.
Datenverwaltung
In der Verwaltungsschicht des PIM-Systems werden die gesammelten Daten strukturiert, angereichert und optimiert. Dazu gehören:
- Datenanreicherung: Hinzufügen zusätzlicher Informationen, z. B. Marketingbeschreibungen, technische Spezifikationen etc.
- Datenvalidierung: Sicherstellen, dass die Daten korrekt und vollständig sind
- Datenkategorisierung: Organisieren der Produkte in logische Kategorien und Hierarchien
Datenverteilung
Nach der Verwaltung werden die Produktinformationen an verschiedene Kanäle verteilt, einschließlich E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, mobile Apps und Printmedien. Dies gewährleistet eine konsistente Darstellung auf allen Plattformen.
Übersetzungsmanagement
Moderne PIM-Systeme bieten in der Regel Funktionen, die den Übersetzungsprozess von Produktinformationen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Sie ermöglichen es, Produktbeschreibungen, technische Daten und andere relevante Informationen in mehreren Sprachen zu verwalten und zu synchronisieren. Die meisten Systeme bieten Schnittstellen zu professionellen Übersetzungsdiensten oder maschinellen Übersetzungstools.
Datenqualitätsmanagement
Ein PIM-System bietet auch Analysefunktionen, um die Qualität der Produktdaten zu überwachen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Es umfasst Mechanismen zur kontinuierlichen Überprüfung, Verbesserung und Sicherstellung der Datenintegrität. PIM-Systeme bieten dafür in der Regel automatisierte Validierungsregeln, die Fehler, Inkonsistenzen oder fehlende Informationen in Echtzeit erkennen. Fortschrittliche Systeme können auch Duplikate identifizieren und bereinigen sowie Daten aus verschiedenen Quellen intelligent zusammenführen.
Workflow-Management
Durch klar strukturierte Prozesse werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten transparent im PIM-System zugewiesen, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Produktmanagement erheblich verbessert. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten und Engpässe vermieden werden. Besonders wertvoll sind mehrstufige Freigabe-Workflows, die sicherstellen, dass nur geprüfte und genehmigte Produktinformationen veröffentlicht werden. Dies reduziert Fehler, beschleunigt die Time-to-Market und gewährleistet eine konsistente Datenqualität über alle Vertriebskanäle hinweg.
Was muss ein PIM können?
Ein PIM-System sollte über folgende Fähigkeiten verfügen:
Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche eines PIM-Systems sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein, um eine einfache Navigation und Verwaltung der Daten zu ermöglichen. Dies fördert die Akzeptanz des Systems innerhalb des Unternehmens.
Mehrsprachigkeit im PIM-System
Da viele Unternehmen international tätig sind, sollte ein PIM-System die Unterstützung mehrerer Sprachen bieten, um Produktinformationen in verschiedenen Märkten bereitzustellen.
Such-Funktion
Die Suche in PIM-Systemen ist von entscheidender Bedeutung für die Benutzerfreundlichkeit bei der Verwaltung von Produktinformationen.
Eine leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es Nutzern, schnell und präzise auf benötigte Daten zuzugreifen, sei es durch die Eingabe von Schlüsselwörtern, Filtern nach Attributen oder die Nutzung von erweiterten Suchoptionen. Dies ist besonders wichtig in großen Produktkatalogen, in denen die Anzahl der Artikel und deren Variationen erheblich sein kann.
Omnichannel-Fähigkeit und Kanalausleitungen
Ein PIM-System sollte die Fähigkeit haben, Produktdaten auf verschiedenen Kanälen zu veröffentlichen, um eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten. Dazu gehören
- E-Commerce-Websites, wo Produktdaten direkt in Online-Shops integriert werden
- Marktplätze wie Amazon oder eBay, die spezielle Anforderungen an die Datenstruktur stellen
- mobile Apps, die für eine nahtlose Nutzererfahrung optimierte Produktinformationen benötigen
- Print-Kataloge, bei denen PIM-Systeme die automatische Generierung von druckfertigen Materialien ermöglichen und
- Point-of-Sale-Systeme (POS), die Produktdaten für den stationären Handel bereitstellen
Integrationsfähigkeit
Es ist wichtig, dass ein PIM-System nahtlos in andere Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und DAM (Digital Asset Management) integriert werden kann, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
Wer braucht ein PIM-System?
Ein PIM-System ist nicht nur für große Unternehmen mit umfangreichen Produktkatalogen geeignet. Verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen können von den Vorteilen eines PIM-Systems profitieren.
PIM im E-Commerce
Für Unternehmen im Einzelhandel und E-Commerce ist die Verwaltung von Produktinformationen entscheidend, um Kunden ein ansprechendes und informatives Einkaufserlebnis zu bieten. Ein PIM-System hilft dabei, Produktdaten zentral zu verwalten und schnell auf Marktplätzen und Online-Shops zu veröffentlichen.
PIM für Hersteller
Hersteller, die ihre Produkte über verschiedene Vertriebskanäle vermarkten, benötigen ein PIM-System, um konsistente Produktinformationen bereitzustellen und den Anforderungen verschiedener Märkte gerecht zu werden. Auch die Versorgung von Handelspartnern mit Produktdaten ist gängige Praxis.
PIM für Großhändler
Großhändler, die mit einer Vielzahl von Lieferanten und Produkten arbeiten, können von einem PIM-System profitieren, um ihre Produktdaten effizient zu organisieren und den Bestellprozess zu optimieren. Insbesondere der Möglichkeit, Produktdaten effizient von vielen Lieferanten einzubinden, kommt hier große Bedeutung zu. Häufig wird dies über sogenannte Lieferantenportale bewerkstelligt.
Durch die Minimierung des manuellen Aufwands und die automatisierte Verteilung von Produktinformationen kann eine hohe Datengenauigkeit, -vollständigkeit und -konsistenz an allen Kundenkontaktpunkten gewährleistet werden.
Welche PIM-Systeme gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von PIM-Systemen auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Spezifikationen bieten. Wenn Sie sich einen umfänglichen Überblick über den PIM-Markt verschaffen wollen, sehen Sie sich gerne unseren PIM-Marktüberblick an.
Nachfolgend finden Sie eine kleine, nicht-abschließende Übersicht an PIM-Systemen:
Akeneo ist ein Open-Source-PIM-System, das sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität auszeichnet. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Produktdaten und ist besonders für Unternehmen geeignet, die ein maßgeschneidertes PIM-System benötigen.
Stibo Systems bietet eine umfassende PIM-Lösung, die sich auf die Verwaltung von Produktinformationen und Stammdaten konzentriert. Es ist ideal für große Unternehmen, die eine robuste und skalierbare Lösung suchen.
Pimcore ist eine Open-Source-Plattform, die PIM, DAM und CMS (Content Management System) in einer Lösung vereint. Es bietet eine flexible und anpassbare Umgebung für die Verwaltung von Produktdaten und digitalen Inhalten.
Informatica PIM bietet eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Produktinformationen und ist besonders für Unternehmen geeignet, die umfangreiche Datenmengen verwalten müssen.
Salsify ist eine cloudbasierte PIM-Lösung, die sich auf die Optimierung der Produkterfahrung konzentriert. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Integrationsmöglichkeiten.
Contentserv bietet eine umfassende PIM-Lösung, die sich auf die Bereitstellung konsistenter und qualitativ hochwertiger Produktinformationen konzentriert. Es ist ideal für Unternehmen, die eine zentrale Plattform für die Verwaltung ihrer Produktdaten suchen.
KOSTENLOSE MARKTÜBERSICHT ZUM DOWNLOAD
PIM / DAM Anbieterübersicht
Welche Daten gehören in ein PIM?
Detaillierte Informationen über das Produkt, einschließlich Funktionen, Vorteile und Anwendungsbereiche.
Daten zu den technischen Eigenschaften des Produkts wie Abmessungen, Gewicht, Materialien etc.
Hochwertige Bilder, Videos und andere Medien, die das Produkt visuell darstellen und die Kaufentscheidung unterstützen. Meist sind Bilder und Medien nur über eine Relation im PIM-System dargestellt. Die tatsächliche Verwaltung von Bildern und Medien findet üblicherweise in einem DAM-System (Digital Asset Management) statt. Dennoch gibt es einige PIM-Hersteller, die eine Mischform aus PIM und DAM anbieten. Sehen Sie sich dazu auch gerne unsere Marktüberblick PIM/DAM an.
Organisatorische Daten, die die Struktur und Klassifizierung der Produkte innerhalb des Katalogs definieren.
Mehrsprachige Inhalte für den internationalen Vertrieb, einschließlich lokalisierter Produktbeschreibungen und technischer Spezifikationen. Die eigentlichen Übersetzungen und Terminologien werden dabei üblicherweise in einem Translation Management System (TMS) verwaltet. Das PIM-System erhält nach der Übersetzung die finale, freigegebene Übersetzung zur Publikation für die Ausgabekanäle.
Was kostet ein PIM?
Die Kosten für ein PIM-System können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensanforderungen variieren. Hier sind einige Faktoren, die die Kosten beeinflussen können:
1) Lizenz- und Abonnementkosten
Einige PIM-Systeme basieren auf einem On-Premise-Lizenzmodell, während andere als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten werden. Ebenfalls können einige PIM-Systeme im Cloud-Hosting-Modell betrieben werden. Die Kosten variieren üblicherweise je nach gewähltem Modell und Anzahl der Benutzer. Ebenso gibt es Kostenmodelle, die auf der Anzahl von Features, Ausleistungskanälen oder Daten basieren.
2) Implementierung und Anpassung
Neben den operativen Betriebskosten (Lizenzkosten) fallen bei jeder PIM-Einführung einmalige Kosten für die Implementierung an. Die Implementierung eines PIM-Systems erfordert in der Regel Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens. Dies kann zusätzliche Kosten für die Konfiguration und Integration mit bestehenden Systemen verursachen. Diese Kosten belaufen sich in der Regel auf 100 bis 200 % der Lizenzkosten. Insbesondere die Integration des PIM-Systems in die eigene IT-Landschaft kann die initialen Kosten in die Höhe treiben, wenn aufwendige Schnittstellen vom bzw. zum PIM realisiert werden müssen.
Ein großer Aufwand entsteht meist noch bei der abschließenden Datenmigration, kurz vor Inbetriebnahme des Systems. Sowohl bei der Neueinführung, aber auch bei der Ablösung eines bestehenden PIM-Systems müssen meist große Mengen an Produktdaten ins neue PIM migriert werden. Häufig fallen hier hohe händische Aufwände für das Anpassen der Daten an neue Datenmodelle bzw. das Nachpflegen von Informationen an.
3) Schulung und Support
Schulungen für Mitarbeiter und technischer Support können ebenfalls einen Einfluss auf die Gesamtkosten haben. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das Team das System effektiv nutzen kann. Üblicherweise nehmen die Kosten für Schulungen und Support ca. 10 bis 20 % der Gesamtkosten einer PIM-Einführung in Anspruch.
4) Wartung und Updates
Regelmäßige Wartung und Software-Updates sind notwendig, um die Leistung und die Sicherheit des PIM-Systems zu gewährleisten. Diese Kosten sollten in die Gesamtbudgetplanung einbezogen werden. Üblicherweise verlangen PIM-Hersteller einen jährlichen, prozentualen Aufschlag auf die Lizenzkosten. Für die jährliche Wartung und den Support sollten Unternehmen mit bis zu 25 % der Lizenzsumme rechnen.
5) Skalierbarkeit
Einige PIM-Systeme bieten die Möglichkeit, die Kapazität und den Funktionsumfang bei Bedarf zu erweitern. Dies kann zusätzliche Kosten verursachen, bietet jedoch Flexibilität für zukünftiges Wachstum.
Möchten Sie mehr über Preisspannen für PIM-Systeme erfahren?
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Zahlen nur Richtwerte sind. Die tatsächlichen Kosten können je nach individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße stark variieren. Eine gründliche Analyse der spezifischen Bedürfnisse ist unerlässlich, um die genauen Kosten zu ermitteln.
Markus Schrabback
CEO
Wenn Sie gerne mehr über beispielhafte Preisspannen erfahren möchten, informieren wir Sie gerne in einem kostenlosen Erstgespräch über mögliche Szenarien für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns gerne an!
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Fazit: Der Weg zum erfolgreichen Produktinformationsmanagement
Ein PIM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Produktinformationen effizient verwalten und optimieren möchten. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, konsistente und qualitativ hochwertige Produktdaten bereitzustellen, sondern unterstützt auch die digitale Transformation und das Wachstum von Unternehmen.
Mit der richtigen PIM-Lösung können Sie Ihre Produkte schneller auf den Markt bringen, das Kundenerlebnis verbessern und sich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld differenzieren. Egal ob Sie Einzelhändler, Hersteller oder Großhändler sind – ein PIM-System kann einen entscheidenden Beitrag zu Ihrem Geschäftserfolg leisten.