Digitale Vertriebskanäle, wachsende Produktportfolios und steigende Anforderungen an Produktkommunikation stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Produktdaten sind heute weit mehr als eine technische Notwendigkeit, sie sind ein strategischer Erfolgsfaktor. Hochwertige, konsistente und kanalübergreifend verfügbare Produktinformationen entscheiden zunehmend darüber, ob Produkte online gefunden, verstanden und letztlich gekauft werden.
Insbesondere mit der zunehmenden Digitalisierung von Vertrieb und Marketing hat sich die Rolle von Produktdaten stark verändert. Während früher technische Produktinformationen häufig ausreichten, erwarten Kunden heute detaillierte Beschreibungen, hochwertige Bilder, Videos, Vergleichsdaten, technische Spezifikationen sowie konsistente Informationen über verschiedene Kanäle hinweg.
Wenn es um die Frage geht, wie Produktinformationen effizient verwaltet und gleichzeitig operative Geschäftsprozesse stabil gesteuert werden können, spielen zwei Systemtypen eine zentrale Rolle, die sich in unterschiedlicher Form mit Produktdaten befassen, dabei jedoch unterschiedliche Ziele verfolgen und unterschiedliche Aufgaben innerhalb der IT-Landschaft eines Unternehmens erfüllen: Enterprise Resource Planning (ERP) und Product Information Management (PIM).
In Beratungsprojekten begegnet uns immer noch die Frage, ob ein ERP-System nicht ausreicht und ob wirklich zusätzlich ein PIM-System eingeführt werden sollte. Um diese Frage fundiert beantworten zu können, widmet sich unser Senior Consultant Dirk Wäscher in seinem vierten Teil unserer „Versus“-Reihe diesen beiden Systemtypen und wagt einen genaueren Blick auf die Stärken, Grenzen und typischen Einsatzbereiche.
ERP-Systeme – das Rückgrat der operativen Unternehmensprozesse
ERP-Systeme bilden in vielen Unternehmen das zentrale Nervensystem der operativen Geschäftsprozesse. Sie verbinden unterschiedliche Funktionsbereiche wie Einkauf, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Finanzwesen in einer integrierten Plattform.
Typische ERP-Lösungen sind beispielsweise SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, Oracle ERP oder Infor. Diese Systeme verfolgen das Ziel, sämtliche relevanten Geschäftsprozesse eines Unternehmens möglichst effizient zu steuern und dabei eine konsistente Datenbasis sicherzustellen.
Ein zentraler Bestandteil eines ERP-Systems ist die Verwaltung von Stammdaten. Dazu gehören beispielsweise Materialstammdaten, Kundenstammdaten oder Lieferanteninformationen. Diese Daten bilden die Grundlage für zahlreiche operative Prozesse.
Auch im Kontext von Produktdaten spielen ERP-Systeme eine entscheidende Rolle. In vielen Unternehmen werden neue Produkte zunächst im ERP-System angelegt. Dabei entstehen grundlegende Informationen wie Artikelnummern, Maße, Gewichte oder Verpackungseinheiten. Ebenso werden dort häufig Stücklisten, Produktionsparameter oder Einkaufskonditionen gepflegt.
Diese Informationen sind eng mit operativen Abläufen verbunden. Ein Produktdatensatz im ERP-System dient beispielsweise als Grundlage für Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Bestellprozesse oder Rechnungsstellung. Die Daten im ERP müssen daher besonders konsistent und stabil sein, da Fehler direkte Auswirkungen auf betriebliche Prozesse haben können.
Eine der größten Stärken von ERP-Systemen liegt in der Integration operativer Prozesse. Wenn beispielsweise ein neues Produkt angelegt wird, können Einkauf, Produktion und Vertrieb unmittelbar darauf zugreifen. Änderungen an Produktdaten wirken sich direkt auf nachgelagerte Prozesse aus.
Zudem sind ERP-Systeme darauf ausgelegt, große Mengen transaktionaler Daten zuverlässig zu verarbeiten. Bestellungen, Lieferungen oder Rechnungen werden täglich in hoher Zahl verarbeitet und müssen dabei jederzeit korrekt und nachvollziehbar sein.
Trotz dieser Stärken zeigen sich jedoch Grenzen, sobald es um umfangreiche Produktinformationen für Marketing und Vertrieb geht. ERP-Systeme wurden ursprünglich nicht dafür entwickelt, große Mengen an Marketingtexten, Produktbeschreibungen oder kanalabhängigen Produktinformationen zu verwalten.
In vielen Unternehmen führt dies dazu, dass Marketing- oder Produktmanagementteams zusätzliche Daten außerhalb des ERP-Systems pflegen. Produktbeschreibungen werden beispielsweise in Excel-Dateien, Content-Management-Systemen oder Dokumenten verwaltet. Dadurch entstehen häufig Medienbrüche und Inkonsistenzen in der Produktkommunikation.
PIM-Systeme – die Plattform für Produktinformationen
Während ERP-Systeme primär auf operative Geschäftsprozesse ausgerichtet sind, konzentrieren sich Product Information Management-Systeme (PIM) auf die Verwaltung und Nutzung von Produktinformationen.
Ein PIM-System dient als zentrale Plattform, in der Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, strukturiert, angereichert und für verschiedene Vertriebskanäle bereitgestellt werden können.
Zu den typischen Datenquellen eines PIM gehören beispielsweise ERP-Systeme, PLM-Systeme, Lieferantendatenbanken oder externe Datenpools. Im PIM werden diese Informationen konsolidiert und in eine einheitliche Struktur überführt.
Ein wesentlicher Vorteil von PIM-Systemen liegt in ihrer Flexibilität im Umgang mit Produktinformationen. Während ERP-Systeme häufig relativ starre Datenmodelle haben, ermöglichen PIM-Systeme die Verwaltung umfangreicher Attributstrukturen, Variantenmodelle und Klassifikationen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit komplexen Produkten oder großen Sortimenten. In solchen Fällen können Produkte mehrere hundert oder sogar tausend Attribute besitzen – etwa technische Spezifikationen, Materialeigenschaften oder Zertifizierungen.
Neben strukturierten Attributen verwalten PIM-Systeme auch unstrukturierte Inhalte wie Marketingtexte, Produktbeschreibungen oder Links zu Multimedia-Inhalten. Dadurch können Produktinformationen gezielt für verschiedene Zielgruppen und Vertriebskanäle aufbereitet werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Unterstützung von Multichannel-Marketing und -Vertrieb. Unternehmen bewerben und vertreiben ihre Produkte heute häufig über zahlreiche Kanäle – etwa Online-Shops, Marktplätze, Händlerportale, elektronische Kataloge, Apps und auch immer noch Printkataloge. Jeder dieser Kanäle stellt unterschiedliche Anforderungen an die Produktinformationen.
PIM-Systeme ermöglichen es, Produktinformationen kanal- und länderspezifisch zu pflegen und automatisiert auszuspielen. Dadurch lassen sich manuelle Aufwände erheblich reduzieren und die Konsistenz der Produktkommunikation verbessern.
Darüber hinaus bieten viele PIM-Systeme Funktionen zur Steuerung von Produktdatenprozessen. Beispielsweise können Workflows definiert werden, die sicherstellen, dass neue Produkte erst veröffentlicht werden, wenn alle erforderlichen Informationen vollständig und freigegeben sind.
Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen PIM und ERP
Obwohl ERP- und PIM-Systeme unterschiedliche Schwerpunkte haben, überschneiden sich ihre Aufgaben in bestimmten Bereichen. Beide Systeme verwalten Produktdaten und sind zentrale Bestandteile der IT-Landschaft eines Unternehmens. Der grundlegende Unterschied liegt jedoch im Zweck der Datenverarbeitung.
ERP-Systeme dienen in erster Linie der Steuerung operativer Geschäftsprozesse. Sie verarbeiten strukturierte Stammdaten und Transaktionsdaten, die unmittelbar mit betriebswirtschaftlichen Abläufen verbunden sind.
PIM-Systeme hingegen konzentrieren sich auf die Organisation und Nutzung von Produktinformationen für Marketing und Vertrieb. Sie ermöglichen es, Produktdaten anzureichern, zu strukturieren und über verschiedene Kanäle zu verbreiten.
Auch die Nutzergruppen der Systeme unterscheiden sich deutlich. Während ERP-Systeme vor allem von Bereichen wie Einkauf, Produktion oder Logistik genutzt werden, arbeiten im PIM typischerweise Marketing-, Produktmanagement- oder E-Commerce-Teams.
| Kategorie | PIM | ERP |
| Hauptzweck | Verwaltung und Distribution von Produktinformationen | Steuerung betrieblicher Geschäftsprozesse |
| Fokus | Produktkommunikation | operative Prozesse |
| Datentyp | Attribute, Marketingtexte, Medien | Stammdaten, Transaktionen, Stücklisten |
| Nutzergruppe | Marketing, Produktmanagement | Einkauf, Produktion, Logistik |
| Datenmodell | flexibel und informationsorientiert | prozessorientiert |
| Multichannel-Unterstützung | stark ausgeprägt | begrenzt |
| Workflow für Produktdaten | umfangreich | eingeschränkt |
| Rolle im Unternehmen | Plattform für Produktkommunikation | operatives Rückgrat |
Systemlandschaften in der Praxis
In vielen modernen IT-Architekturen bildet das ERP-System weiterhin das Fundament der operativen Geschäftsprozesse. Das PIM-System ergänzt diese Struktur, indem es als zentrale Plattform für Produktinformationen fungiert.
Der typische Datenfluss beginnt häufig im ERP-System. Dort werden neue Produkte angelegt und mit grundlegenden Stammdaten versehen. Diese Daten werden anschließend in das PIM-System übertragen, wo sie um Marketinginformationen, technische Attribute oder Medieninhalte ergänzt werden. Von dort aus können die Produktinformationen an verschiedene Vertriebskanäle verteilt werden.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie dieses Zusammenspiel aussehen kann: Ein international tätiger Hersteller von Industrietechnik verwaltet im ERP-System mehrere tausend Artikel mit komplexen Stücklisten und Produktionsparametern. Diese Daten sind entscheidend für Produktionsplanung und Supply Chain Management.
Gleichzeitig benötigt das Unternehmen umfangreiche Produktinformationen für seine Website, Händlerportale und internationale Marketingkampagnen. Durch die Einführung eines PIM-Systems konnte das Unternehmen die Pflege dieser Informationen deutlich strukturieren. Marketing- und Produktmanagementteams arbeiten heute im PIM-System, während das ERP weiterhin die operative Steuerung übernimmt.
Aufgabenverteilung von ERP und PIM in der Praxis
In vielen Unternehmen hat sich eine klare Aufgabenteilung zwischen ERP- und PIM-Systemen etabliert. Diese Aufteilung nutzt die jeweiligen Stärken der Systeme und vermeidet redundante Datenpflege.
In der Praxis gilt häufig das Prinzip: ERP für operative Produktstammdaten, PIM für angereicherte Produktinformationen.
Die folgende Tabelle zeigt eine typische Aufgabenverteilung:
| Aufgaben | PIM-System | ERP-System |
| Anlage neuer Artikel | Übernahme der Daten | führend |
| Verwaltung von Artikelnummern | Referenz | führend |
| Produktionsrelevante Daten | nicht relevant | führend |
| Stücklisten | nicht relevant | führend |
| Einkaufspreise | nicht relevant | führend |
| Lager- und Logistikdaten | nicht relevant | führend |
| Technische Produktattribute | führend | teilweise |
| Marketingtexte | führend | nicht geeignet |
| Produktbilder und Medien | führend | nicht geeignet |
| Kanalabhängige Produktinformationen | führend | sehr eingeschränkt |
| Produktklassifikationen | führend | eingeschränkt |
| Datenverteilung an Vertriebskanäle | führend | eingeschränkt |
Diese klare Rollenverteilung hilft Unternehmen, ihre Systemlandschaft effizient zu organisieren und Doppelpflege von Daten zu vermeiden.
Unterschiede im Einsatz: Hersteller vs. Handelsunternehmen
Die Anforderungen an Produktdaten unterscheiden sich stark zwischen Herstellern und Handelsunternehmen:
Hersteller arbeiten häufig mit technisch komplexen Produkten, die zahlreiche Varianten und Spezifikationen besitzen. Neben ERP- und PIM-Systemen spielen hier oft auch Product Lifecycle Management-(PLM-) Systeme eine Rolle, die Entwicklungsdaten verwalten.
Das ERP-System steuert in diesem Umfeld vor allem Produktionsprozesse und Lieferketten. Das PIM-System sorgt dafür, dass technische Produktinformationen verständlich und konsistent für Marketing und Vertrieb aufbereitet werden.
Handelsunternehmen hingegen arbeiten häufig mit sehr großen Sortimenten und zahlreichen Lieferanten. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen zu harmonisieren.
Ein PIM-System kann dabei helfen, Lieferantendaten zu standardisieren, Produktattribute zu vereinheitlichen und konsistent für verschiedene Vertriebskanäle bereitzustellen.
Zukunftsausblick: Die Rolle von KI im Produktdatenmanagement
Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsmodellen wächst auch die Bedeutung intelligenter Technologien im Umgang mit Produktdaten. Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet in diesem Kontext neue Möglichkeiten, sowohl ERP- als auch PIM-basierte Systemlandschaften effizienter zu nutzen und Produktdatenprozesse weiter zu automatisieren.
Ein besonders naheliegendes Einsatzfeld von KI liegt in der Anreicherung und Qualitätssicherung von Produktinformationen. Moderne KI-Modelle können beispielsweise automatisch Produktbeschreibungen auf Basis vorhandener technischer Daten generieren oder bestehende Texte für unterschiedliche Kanäle und Zielgruppen optimieren. Auch die automatische Übersetzung von Produktinformationen für internationale Märkte lässt sich durch KI deutlich beschleunigen. Dadurch können Marketing- und Produktmanagementteams entlastet und die Time-to-Market für neue Produkte verkürzt werden.
KI kann dabei helfen, Produktdaten aus verschiedenen Quellen zu strukturieren und zu harmonisieren. Gerade im Handel, wo Produktinformationen häufig von unterschiedlichen Lieferanten stammen, können KI-gestützte Verfahren genutzt werden, um Attribute zu erkennen, Daten zu klassifizieren oder Inkonsistenzen zu identifizieren. Dies erleichtert die Integration externer Produktdaten in ein PIM-System erheblich.
Auch im Zusammenspiel mit ERP-Systemen entstehen neue Anwendungsmöglichkeiten. KI kann beispielsweise genutzt werden, um die Stammdatenqualität zu überwachen, Dubletten zu erkennen oder Anomalien in Produktdaten zu identifizieren, die potenziell Auswirkungen auf operative Prozesse haben könnten.
Langfristig ist zu erwarten, dass sich ERP-, PIM- und KI-Technologien zunehmend enger verzahnen. Während ERP-Systeme weiterhin die stabile Basis für operative Prozesse bilden, werden PIM-Systeme verstärkt zu intelligenten Plattformen für Produktdatenmanagement und Produktkommunikation weiterentwickelt. KI kann dabei helfen, manuelle Aufwände zu reduzieren, die Datenqualität zu verbessern und Unternehmen in die Lage zu versetzen, Produktinformationen schneller und zielgerichteter über eine Vielzahl von Kanälen bereitzustellen.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass neben der Auswahl geeigneter Systeme auch die strategische Nutzung von Daten und KI-Fähigkeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt. Organisationen, die ihre Produktdaten strukturiert aufbauen und klare Verantwortlichkeiten zwischen ERP- und PIM-Systemen definieren, schaffen gleichzeitig die Grundlage dafür, KI-Anwendungen künftig effektiv einsetzen zu können.
Fazit – ERP und PIM als komplementäre Systeme
ERP- und PIM-Systeme verfolgen unterschiedliche Ziele, ergänzen sich jedoch ideal in einer modernen IT-Architektur.
ERP-Systeme bilden das stabile Fundament für operative Geschäftsprozesse und sorgen für konsistente Stammdaten und Transaktionen. PIM-Systeme hingegen ermöglichen eine flexible Verwaltung und Nutzung von Produktinformationen für Marketing und Vertrieb.
Unternehmen mit komplexen Produkten, internationalen Märkten oder zahlreichen Vertriebskanälen profitieren besonders von einer Kombination beider Systeme.
Entscheidend für den Erfolg ist dabei eine klare Datenstrategie. Unternehmen sollten definieren, welches System für welche Daten verantwortlich ist und wie der Informationsfluss zwischen den Systemen organisiert wird. Nur wenn diese Rollen eindeutig festgelegt sind, kann eine skalierbare und zukunftsfähige Produktdatenarchitektur entstehen.