Dieser Artikel erschien auch im Magazin faktor.
In vielen BĂŒros dasselbe Bild: verlassene RĂ€ume und leergefegte Schreibtische. Fast jeder zweite BerufstĂ€tige in Deutschland arbeitet derzeit â zumindest fĂŒr ein paar Tage in der Woche â von zu Hause aus*. Doch was bedeutet das fĂŒr Unternehmen wie auch fĂŒr deren Mitarbeiter? Und wie kann die Arbeit organisiert werden, wenn der persönliche Kontakt fehlt?
Da sitzen wir nun in unseren vier WĂ€nden und versuchen den tĂ€glichen Spagat zwischen Homeoffice, Homeschooling und Kinderbetreuung â eine krĂ€ftezehrende Aufgabe. Homeoffice, bei vielen Unternehmen vor der Pandemie verpönt, wurde ĂŒber Nacht zur einzig möglichen Arbeitsform. Aus dem Stand musste gehandelt werden, um irgendwie durch diese Krise zu kommen â ohne lange Vorbereitungszeit oder Onboarding-Möglichkeiten. Ein Sprung ins kalte Wasser fĂŒr viele.
Wer nach der ersten Hektik glaubte, dass mit der Einrichtung mobiler ArbeitsplĂ€tze bereits viele HĂŒrden gemeistert sein wĂŒrden, wurde bald eines Besseren belehrt. Denn kaum war die HĂ€lfte der Deutschen im Homeoffice angekommen, zeigten sich neue Probleme: Wie schafft man es, ohne PrĂ€senztermine Projekte effektiv voranzutreiben und kollaborativ zu arbeiten? Wie können wir uns ortsunabhĂ€ngig organisieren, ohne den Ăberblick zu verlieren? Auch war es fĂŒr viele Arbeitgeber neu, dass Mitarbeiter ihrer tĂ€glichen Arbeit nicht mehr am StĂŒck nachgehen konnten, sondern sich flexibel nach ihren Kindern richten mussten.
Man hatte VerstĂ€ndnis. Vieles wurde möglich. Doch wie wird unser Arbeitsalltag nach der Pandemie aussehen? Werden wir in alte Muster zurĂŒckfallen oder werden wir die neuen Erkenntnisse mitnehmen und eine andere Arbeitskultur in Deutschland schaffen? Der Wunsch nach einem Mix aus PrĂ€senzarbeit, Homeoffice und flexibleren Arbeitszeiten ist auf Arbeitnehmerseite deutlich gestiegen, wobei das Bild auf der Unternehmerseite etwas differenzierter ist â je nachdem, mit wie viel Erfolg man die Herausforderungen des dezentralen Arbeitens gemeistert hat.
Und was bringt EWM fĂŒr mein persönliches Aufgabenmanagement?
Mit Enterprise Work Management können Sie Ihr ganz persönliches Aufgabenmanagement so strukturieren, dass es Ihren BedĂŒrfnissen optimal entspricht. So schaffen Sie Ăbersichtlichkeit ĂŒber Ihre persönlichen ToDoâs. Es eliminiert 99 % aller LĂŒcken, damit Sie nichts mehr vergessen, ĂŒbersehen oder Fristen verpassen.
Sie können ToDo-Listen erstellen und sie nach Ihren persönlichen PrĂ€ferenzen sortieren. Sie können aber auch Aufgaben bestimmten Themen zuweisen, um fĂŒr jeden Bereich die anstehenden Aufgaben auf einen Blick sehen können.
Enterprise Work Management entfaltet sein Potenzial vor allem dann, wenn viele Menschen zusammenarbeiten. Durch die Nutzung im Team reduzieren Sie den Kommunikations- und Koordinationsaufwand erheblich.
Sie können erkennen, welche Aufgaben welchen Teammitgliedern zugewiesen sind und haben einen Ăberblick ĂŒber alle Termine. Sie können Aufgaben in Workflows organisieren, Ihren Teammitgliedern zuweisen, sie bearbeiten oder kommentieren und erhalten Benachrichtigungen, sobald sich der Status einer Aufgabe Ă€ndert.
Wir als New-Work-Company profitierten in dieser Situation davon, dass bei der Xtentio bereits seit Jahren Homeoffice-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeiten die Regel sind. Ohne Ausfall und mit wenig Aufwand zogen alle Mitarbeiter ins Homeoffice um. Dezentrale Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, dem Arbeits- und Zielmanagement sowie zum kollaborativen Arbeiten waren bereits vorhanden, denn schon vor Corona hatten wir ein nachhaltiges und gut funktionierendes Enterprise Work Management aufgebaut.
“Enterprise Work Management-Lösungen wie Asana oder Monday schaffen schon in kurzer Zeit die ersten Mehrwerte fĂŒr das Unternehmen.”
Heiko SĂŒthoff, Chief Strategy Officer Xtentio GmbH
Aber was meint Enterprise Work Management (abgekĂŒrzt EWM) ĂŒberhaupt?
Im Grunde beschreibt es Regeln, Prozesse und Lösungen, mit denen unternehmensweit die gemeinsame Arbeit an Projekten organisiert werden kann. Eine zentrale Herausforderung der âRemote Workâ ist die tĂ€gliche Abstimmung von Zielen, KapazitĂ€ten und Aufgaben, denn unsere Art zu kommunizieren Ă€ndert sich radikal, wenn Teammitglieder nicht mehr vor Ort zusammenarbeiten. Im BĂŒro hat jeder die Möglichkeit, Kollegen âby walking aroundâ zu briefen, ihnen Aufgaben zuzuteilen und sich ĂŒber den Stand von laufenden Projekten zu informieren. Sobald aber die Mitarbeiter nicht gemeinsam anwesend sind, wird dieser ungeordnete Informationsfluss zu einer Dauerbelastung: Anrufe, Videomeetings, ChatverlĂ€ufe, E-Mails, Reports, Protokolle etc. Je gröĂer das Team, desto geringer wird die ProduktivitĂ€t, wenn die Nachrichtenflut stĂ€ndig von der eigentlichen Arbeit ablenkt.
In einer dezentralen Organisation dient das Enterprise Work Management daher dem Zweck, diese Kommunikations- und KoordinationsaufwĂ€nde sinnvoll zu reduzieren. Aufgaben, Informationen und Ziele werden zentral organisiert und fĂŒr alle Beteiligten transparent. Jeder Mitarbeiter hat dabei Zugriff auf seinen persönlichen Bereich innerhalb der EWM-Lösung und sieht seine anstehenden Aufgaben, die er in einer To-do-Liste managen kann. Er sieht aber auch, wie seine Arbeit auf die gemeinsamen Ziele einzahlt â AbhĂ€ngigkeiten werden visualisiert, und das groĂe Ganze wird fĂŒr jedes einzelne Teammitglied transparent.
Unser Enterprise Work Management setzen wir inzwischen fĂŒr alle internen Prozesse und die Steuerung unserer Kundenprojekte ein. Es ist unser zentraler Ort fĂŒr das Aufgaben- und Zielmanagement geworden, den wir nicht mehr missen wollen. Hinzu kommt, dass die gĂ€ngigen Lösungen am Markt einen groĂen Wert auf gute Bedienbarkeit legen â selbst Kollegen und Kunden ohne groĂe IT-AffinitĂ€t haben innerhalb kurzer Zeit die wesentlichen Funktionen kennen und schĂ€tzen gelernt.
Enterprise Work Management - unsere Erfahrung aus der Praxis
Möchten auch Sie Ihr Unternehmen mit einem gut funktionierenden Enterprise Work Management in die Zukunft bringen? Dann profitieren Sie von unserer Erfahrung. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie eine auf Ihre Organisation perfekt zugeschnittene Lösung finden.